Ny roll för registratorer – här har de diplomerats

Informationen väller in till myndigheterna. Det har lett till att registratorns roll har förändrats. I Norrköping har de diplomerats och i andra kommuner byts titeln till dokumentcontroller.

Tror du att registratorer bara sprättar kuvert och registrerar inkommande post i ett diarium? Glöm det. År 2023 är en registrator snarare en pedagog, som försöker lära andra i organisationen att hantera information på rätt sätt.

Cecilia Törnborg Myhre, huvudregistrator i Norrköpings kommun, har de senaste två åren ägnat alltmer tid åt att hålla interna kurser om bland annat offentlighet- och sekretesslagen och tryckfrihetsförordningen. Det är en rätt så knivig uppgift att få 11 000 kommunanställda att bli laglydiga.

– Ju större verksamhet desto svårare är det att få alla att förstå och att göra saker på samma sätt. Det är ju självklart att man inte kör mot rött ljus, men det verkar inte vara lika självklart att följa den här lagstiftningen. Trots att det är lag som lag, säger Cecilia Törnborg Myhre.

Täpper till luckor

Denna förmiddag har ett 15-tal kommunanställda i olika yrken samlats i ett rum på Förvaltningshuset Rosen. Vissa har mindre kunskapsluckor, andra större, som Cecilia Törnborg Myhre ska försöka täppa igen under 2,5 timmarskursen. Hon tar det från grunden.

– Vad är en handling? Egentligen? säger hon och viftar med ett pappersark.

– Man associerar ofta till ett papper, men det omfattar så mycket mer. Man kan säga att det vi kallar ”en handling” är det allra mesta.

Cecilia Törnborg Myhre ägnar alltmer tid åt att undervisa andra kommunanställda om offentlighetsprincipen.Allmän handling – mer än man tror

Under senare år har mängden information som kommunerna hanterar ökat enormt.

Så fort ett mejl utifrån ramlar in i till exempel en lärares eller undersköterskas inbox räknas det som en allmän handling och måste behandlas på ett särskilt sätt.

Och när någon förälder kommenterar en förskolas Instagramkonto eller en medborgare chattar med kundtjänsten – då räknas det också som allmän handling.

→600 timmars arbete för att ta fram handlingar till en person

– Som barnskötare eller undersköterska tänker man kanske inte på att man omfattas av offentlighetsprincipen. Men alla offentligt anställda – oavsett roll och profession – behöver förstå vad en allmän handling är och känna ansvar för hur den ska hanteras, säger Cecilia Törnborg Myhre.

Krävs ordning och reda

Ju större mängd information, desto viktigare blir det med ordning och struktur. Offentlig sektor är skyldig att skyndsamt lämna ut handlingar om någon från allmänheten begär ut dem.

Risken är stor att uppgifterna blir omöjliga att hitta snabbt om en anställd har sparat till exempel synpunkter och klagomål från allmänheten i en pärm, medan en annan anställd förvarar dem i en privat mapp på datorns lokala skrivbord.

Några ord som Cecilia Törnborg Myhre upprepar ofta under kursen är ”ordning och reda” och ”bestämd sortering”.

Registratorernas roll har förändrats radikalt på senare år.

– Förr, när inflödet inte var så stort och vi använde skrivmaskin, penna och papper var belastningen inte lika stor på registratorn. Nu har det blivit omöjligt för en registrator att ha koll på all information, säger Cecilia Törnborg Myhre, efter att dagens kurs­ har rundats av.

Handläggarna diarieför

Hon berättar att diarieföringen alltmer flyttas över till handläggarna. Registratorn har i stället fått en kontrollerande och coachande funktion: Ser det rätt ut? Har ärendet fått ett namn som är sökbart? Finns alla dokument inlagda?

Norrköping, som är Sveriges nionde största kommun, har cirka tio personer som arbetar heltid som registratorer. I övrigt finns det väldigt många som har registratoruppgifter som en del av sin tjänst, till exempel skoladministratörer.

Cecila Törnborg Myhre är huvudregistrator i Norrköpings kommun, men började sin karriär som frisör och deltidsbrandman.

Diplomering av registratorer

Egentligen tycker Cecilia Törnborg Myhre att registrator bör vara en egen profession, för arbetet är mer komplicerat än vad många tror och inget man kan sköta med vänsterhanden.

– Att vara registrator är ett yrke, det vill jag bestämt hävda. Man måste kunna lagstiftningen och hantera informationssäkerhet.

För ett par år sedan tog Cecilia Törnborg Myhre initiativ till att köpa in en diplomeringsutbildning som Norrköpings erfarna registratorer fick möjlighet att gå. Kursen avslutades med en tentamen.

– Diplomeringen är ett kvitto på att man kan yrket, säger hon.
Cecilia Törnborg Myhre och hennes kollega Maria Sjödin-Gustavsson, som också arbetar på kommunstyrelsens kansli, upplever att arbetsgivaren har satsat på yrkesgruppen på senare år.

Maria Sjödin-Gustavsson, registrator i Norrköping

– Det känns som om vår arbetsgivare förstår att det är en profession och hjälper till att höja statusen genom diplomeringen. Det känns verkligen fint, säger Maria Sjödin-Gustavsson.

En annan förändring som stärkt yrkesrollen är att Norrköpings kommun nyligen har skapat en registratorsgrupp centralt. Det är första gången som Maria Sjödin-Gustavsson arbetar heltid som registrator, innan dess har hon haft uppdraget som en del av tjänsten i 23 år.

Ny titel är dokumentcontroller

I vissa myndigheter har man tyckt att titeln registrator känns föråldrad och bytt till dokumentcontroller. Men något sådant beslut har Norrköpings kommun inte fattat. Cecilia Törnborg Myhre tycker att ett titelbyte vore bra.

Kanske kommer även Norrköping ta det klivet så småningom. För många menar att registratorsrollen är i början av ett paradigmskifte. Det är många stora förändringar i pipeline för registratorerna: först i tur står utvecklandet av ett digitalt så kallat e-arkiv.

Så om några år kanske Cecilia Törnborg Myhre inte längre kommer att vifta med ett pappersark när hon pratar om ”handlingar” på sina kurser. Det papperslösa samhället är på väg att bli verklighet.