Lär dig säga nej på jobbet

Lite för tjänstvillig. Så beskriver administrativa assistenten Pernilla Darth sig själv. Har du också svårt att säga nej på jobbet? Här är tips från experten.

En kvarglömd gosebjörn väntar på receptionsdisken och i sofforna hänger några tonåringar med luggarna över mobilerna.

Köerna växer till barn- och ungdomspsykiatrin och på senare år har Pernilla Darths arbetsplats svällt så mycket att den knappt får plats i huset på Köpmangatan i Östersund. En större personalstyrka innebär att det krävs mer administrativt stöd.

Just nu sköts ruljangsen av Pernilla Darth och två kolleger, som också har titeln administrativ assistent och som hon är teamledare för.

Pernilla Darth och kollegan Kristoffer Book servar både personal och patienter i psykiatri och habilitering.

Listan över deras arbetsuppgifter är som en tusenfärgad regnbåge. En fullständig uppräkning skulle bli så mångordig att inget mer fick plats i den här artikeln.

De gör allt från att bemanna receptionen och svara på frågor om högt och lågt till att kontera fakturor, bära ut trädgårdsmöbler, ta bilarna till reparation när någon rammat garagets pelare, lämna ut datorer, fixa schema och lägga pussel med timanställdas arbetspass …

"Skön känsla att vara oumbärlig"

Dessutom är det tänkt att Pernilla Darth ska vara chefsstöd på 50 procent, men det blir betydligt mindre eftersom oförutsedda arbetsuppgifter äter upp tiden.

– Jag gillar paletten av färger, jobbet blir aldrig monotont. Jag tycker om att underlätta vardagen för kollegerna, så att de kan fokusera på patienterna. Det är en skön känsla att vara oumbärlig, men det finns baksidor, säger Pernilla Darth.

Även felanmälningar hamnar först hos de administrativa assistenterna och ska bollas vidare till fastighetsservice. Det kan vara handtag som sitter löst och lås som kärvar.

– Fast jag vill gärna se om jag kan fixa det själv. Hur svårt kan det vara, liksom? Jag hämtar skruvmejsel och ser om det går att ordna. Det går smidigast. Att flytta på en enkel grej tar mig bara tio minuter – det kan ta en vecka att få hit en hantverkare, säger Pernilla Darth.

Pernilla Darth har köpt in en skruvdragare till kontoret. Egentligen är det fastighetsservice som ska laga saker, men Pernilla Darth tycker att det ofta går smidigare om hon gör det själv.

Bättre på att säga nej

Men att vara praktiskt lagd kan vara något av en förbannelse. Det har Pernilla Darth tänkt ibland när hon kavlat ner ärmarna igen efter att ha gett sig på att rensa avlopp. Hon säger att hon måste bli bättre på att dra egna gränser.

– Men jag är ”born to serve”. Hade jag låtit bli att vara så tjänstvillig hela tiden hade det underlättat min vardag, men det går av bara farten. Det är så lätt att säga ja att man biter sig i tungan, säger hon.

Just nu tycker hon att jobbet flyter på rätt bra. Men för ett år sedan var det nära haveri. Hennes dåvarande närmsta kolleger, som normalt bemannar receptionen, var frånvarande och Pernilla Darth var tvungen att periodvis stå där ensam flera dagar på raken.

→ 13 tecken på utbrändhet – kolla om du är i riskzonen

Bad chefen att prioritera

Många arbetsuppgifter blev ogjorda och stressbarometern slog i taket. Personer som står henne nära uppmanade henne att säga ifrån.

– När det var som allra värst gick jag till min chef och sa ”jag vill ha hjälp att prioritera bort något”. De få gånger jag har signalerat att jag har för mycket att göra tycker jag absolut att jag har blivit lyssnad på. Chefen vet att när jag säger nej – då är det på riktigt.

Karin Isberg

Experten: Därför säger vi inte nej

I tolv år har terapeuten och stresscoachen Karin Isberg gett människor som befinner sig nära utmattning råd om hur man lär sig säga nej. Men råden fungerar sällan, konstaterar hon torrt.

– Egentligen är det oerhört enkelt, det är bara att öppna munnen och uttala tre bokstäver. Varför gör inte människor det? Oftast säger man inte nej för det rimmar illa med både ens självbild och hur man vill uppfattas. Du kan få väldens bästa verktygslåda – du kommer ändå inte säga nej om du värdesätter andras bekräftelse eller den egna självbilden högre än ditt välmående, säger hon.

Betrakta dig utifrån

Men det går att bli bättre på att dra gränser om man verkligen ger sig sjutton på det.

– Första steget är att börja reflektera över varför nejet sitter så hårt åt. När man börjar synliggöra beteendet för sig själv, så kan man med viss humor betrakta sig utifrån. Man kan fråga sig: Blir jag en självisk och arrogant typ bara för att jag då och då säger nej?

Hon säger att det kan vara extra svårt för en administrativ assistent att sätta ner foten.

– I hierarkier så förväntar de som befinner sig högre upp ett ja från dem längre ner. Det som ser ut som en fråga är i princip en order. Befinner man sig i en administrativ roll förväntas man ställa upp. Så ser jobbet ut. Men fundera på om det inte åker med ett gäng ja för att man säger det rutinmässigt? Om du bedömer situationen som ganska harmlös – testa att säga nej. Men förstås inte när chefen är i knipa.

Träna på att säga nej

Karin Isberg pratar om att ”träna upp sin speciella nej-muskel”.

– Du behöver inte ändra hela ditt beteende, men säg nej en gång av tio. Då har man i alla fall sagt nej mer än i dag och skapat mer utrymme än tidigare, säger Karin Isberg.

Men att dra gränser ska inte bara ligga på den enskilda individen. Arbetsgivaren är ytterst ansvarig för att medarbetarna har en rimlig arbetsbelastning.

Vill ha en arbetsbeskrivning

Pernilla Darth tycker inte att det haglar nya arbetsuppgifter över henne, men att det vore bra med en formell arbetsbeskrivning för vad tjänsten administrativ assistent ska innehålla.

Hon satt själv med i en grupp för några år sedan som hade i uppdrag att mejsla fram en arbetsbeskrivning. Men vad som sedan hände med den vet hon inte i dag, hon misstänker att den hamnat i malpåse.

→ Kan jag kräva en arbetsbeskrivning? Detta gäller!

– Min box har inga kanter. Och har man inga kanter så kan det ramla in nya arbetsuppgifter från alla håll. Har man en tydlig arbetsbeskrivning kan man säga ”detta är inte inom ramarna för mina uppgifter” och kräva minskad arbetsbelastning.

– En annan fördel med en arbetsbeskrivning är att man lättare kan hävda högre lön om man gör något nytt, säger Pernilla Darth.