Så förebygger du stress i det digitala arbetslivet

Forskning visar att många, både medarbetare och chefer, upplever ett ökat krav på tillgänglighet när digitala system blir en större del av vår vardag.
När chefer exempelvis skickar mejl på kvällen riskerar det att signalera att alla förväntas kolla sin arbetsmejl på kvällen. Det kan lätt skapa en stress eftersom människor har en tendens att göra som andra gör.

– Ett sätt att möta det är att ha en dialog kring tillgänglighet på arbetsplatsen. Suntarbetsliv har tagit fram en film som kan fungera som ett stöd. Hur ser var och en på tillgänglighet och vilka förväntningar har vi på varandra? Det är frågor som är bra att diskutera med kollegorna och i arbetsgruppen, säger Kristina Palm.

Prioritera den digitala arbetsmiljön

Många företag och organisationer har ett väl utvecklat och systematiskt arbetsmiljöarbete. I dessa forum gäller det att också fånga upp den digitala arbetsmiljön och följa upp på arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal hur det fungerar.

– Det är viktigt att komma ihåg att den digitala arbetsmiljön behöver följas upp på samma sätt som den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Här behöver man också prata om arbetsbelastningen eftersom det ofta är den som gör att arbetstagare är tillgängliga utanför arbetstid. Medarbetaren har också ett ansvar att påtala risker och flagga för om något inte känns bra, säger Calle Rosengren.

Var uppmärksam på signaler

En risk med att jobba mycket i digitala system, särskilt på distans, är att det är svårare för chefer att följa upp hur en person mår.

– När människor är stressade kan man ofta se ett ändrat beteende. Det är lätt att glömma saker eller bli mer irriterad när man är stressad och det är sådant som inte lika tydligt märks när man mestadels ses digitalt. Där gäller det för chefer att jobba med att skapa och upprätthålla en kultur där man vågar prata om vad som fungerar och inte, säger Kristina Palm.

Få in tid till återhämtning

Stress i sig behöver inte vara negativt. En ökad aktiveringsgrad kan göra att vi blir bättre på att fokusera och jobba mer effektivt.

– Nyckeln till att hålla det på en bra nivå är att den ökade aktiveringsgraden får möjlighet att klinga ut och att vi får några timmar på kvällen till att göra något helt annat, följt av en god natts sömn. Vikten av återhämtning kan inte nog betonas, säger Calle Rosengren.

Gränsdragning

Så hur kan man göra för att dra gränsen mellan fritid och arbetsliv, och hur uppnår man balans på ett bra sätt? För att lyckas med det finns flera olika strategier, visar Kristina och Calles forskning.

– Vi kan börja med att konstatera att en del vill upprätthålla gränsen och en del vill inte det, men om man vill upprätthålla gränsen kan man exempelvis jobba med tydliga rumsliga gränser. Man kan se till att enbart arbeta på arbetsgivarens kontor och låta hemmet vara fritt från arbete.
Ett annat sätt är att måna om sin tid, det vill säga arbeta inom ramen för arbetstiden och låta övrig tid vara enbart för den privata sfären. Här blir tekniken viktig, att stänga av eller inte vara tillgänglig via tekniken.
Vi brukar också uppmana både anställda och chefer att samtala om hur man vill vara tillgängliga för varandra, säger Calle Rosengren och Kristina Palm.

Text: Sofie Lundmark

Tips till chefer:

• Fånga upp den digitala arbetsmiljön på samma sätt som den fysiska, organisatoriska och sociala.
• Föregå med gott exempel. Även om du som chef jobbar på kvällen, tänk på att de mejl du skickar till dina medarbetare kan signalera att du förväntar dig att de också ska kolla sin mail även fast de slutat för dagen.
• Prata om vad som ska gälla för arbetsplatsen och ta fram gemensamma spelregler. Ett konkret exempel kan vara att man bestämmer att ingen skickar en mötesinbjudan till ett möte som börjar tidigt på morgonen därpå, eftersom det förutsätter att man kollar mejlen på kvällen.
• Skapa forum för att följa upp medarbetarnas mående, om ni fortsätter att arbeta mycket på distans. Som chef behöver du vara mer uppmärksam på medarbetarnas signaler på stress när en allt större del av arbetet sker digitalt och på distans.
• Få in tid till återhämtning – både löpande under dagen och när arbetsdagen är slut. Att vi får tid till att varva ner är oerhört viktigt för att vi ska orka i det långa loppet.

Tips till medarbetare:

• Prata med familjen om hur ni vill ha det kring tillgänglighet. Den digitala tekniken möjliggör att man kan vara tillgänglig för sin familj under arbetstid och för sitt arbete under sina privata tid – prata om hur ni vill ha det inom din familj!
  
• Skapa rutiner som bidrar till att upprätthålla gränsen mellan fritid och arbetsliv, om du upplever att det är problematiskt att arbete och privatliv mixas ihop när du arbetar hemifrån. Det kan vara att ha en tydlig arbetsplats eller att ta på dig kontorskläder även om ingen ska se dig.
• Flagga för din chef om du har för hög arbetsbelastning. Chefer har svårare att följa upp medarbetarnas mående när mer av arbetet sker digitalt vilket gör det extra viktig med en bra dialog. Om du misstänker att en kollega är i farozonen för stress, fråga gärna din kollega hur hen mår och visa att du bryr dig. I ett andra steg kan du berätta för din chef att du oroar dig.
• Få in tid till återhämtning – både löpande under dagen och när arbetsdagen är slut. Att vi får tid till att varva ner är oerhört viktigt för att vi ska orka i det långa loppet.

Film och tips för gränshantering (digironden.suntarbetsliv.se)