Så får du digitala möten att funka

Miljö, tid och pengar. Det finns många vinster med digitala möten. Men för att undvika ­teknikstrul och uttråkade mötesdeltagare ­behövs tydlig styrning, en aktiv mötesledare och god planering.

Har ni ett avancerat videokonferensrum? Eller en ny webbplattform för digitala möten som få vet hur man använder? I så fall är ni inte ensamma menar Marlene Garhall.

– Många kommuner har ny avancerad teknik men saknar verktyg eller introduktion i hur den används på ett effektivt sätt. Det kan lätt leda till frustration och motstånd och man kan behöva lite hjälp med att komma igång.

Hon är projektledare på Redi, ett projekt som syftar till att minska resor och öka antalet digitala möten inom offentlig sektor. Förlagan är Remm där regeringen har ålagt 80 statliga myndigheter att minska sitt resande.

Sparar tid

För kommuner och regioner finns inte samma krav, men nyttan av digitala möten behöver varken handla om stora geografiska områden eller olika tidzoner, konstaterar Marlene Garhall som själv jobbat som tjänsteman i en mindre kommun under tio år tid.

– Vi hade en radie på runt fem mil. Det låter inte så långt, men ta en chef inom omsorgen som har medarbetare på sju olika ställen som träffas på centralorten varje måndag. Då läggs mycket tid på vägarna, säger hon.

Tid som man i stället kan ägna åt andra arbetsuppgifter eller på att planera de möten där man ser ett stort värde av att träffas irl – in real life.

Läs mer: 34 minuter slösas varje dag på IT-strul

Bäst passar digitala möten för återkommande avstämningar med relativt få personer som har träffats förut och där det finns en tydlig agenda.

– Det behövs en tydlig styrning med en mötesledare som håller i agendan och fördelar ordet. I förväg behövs också lite extra tid för att kontrollera att tekniken fungerar. Det är inte läge att droppa in fem minuter sent.

Effektivare möten

En positiv bieffekt är att digitala möten ofta blir mer effektiva. Styrning av tid och ämne gör att det är lättare att hålla sig till sakfrågan. Fysiska möten kan lätt dra iväg till att handla om något helt annat. På gott och ont.

– Ibland behövs småprat, att känna av en stämning och kroppspråk. Ledaren för ett digitalt möte behöver därför vara extra lyhörd för stämningen och att bjuda in alla i samtalet, säger hon.

Just nu deltar runt 40 kommuner och regioner i projektet Redi. En av dem är Sorsele kommun. Med 25 mil till Umeå, centralort inom regionen och 18 mil mellan kommunens västra och östra gräns, är motivationen hög att få möten på distans att fungera.

– För oss är det en demokratifråga. Vi vill att vår röst ska kunna bli hörd även om vi inte har möjlighet att närvara rent fysiskt. Som en av de största kommunerna till ytan, men näst minst till antalet invånare, måste vi vara effektiva med våra resurser, säger Erika Hjukström, Näringslivsutvecklare i Sorsele.

Deras arbete med digitala möten har pågått länge. Från början var det främst telefonmöten med flera parter. Eftersom deltagarna inte såg varandra var det lätt att de lyssnade med ett halvt öra och gjorde annat under tiden, berättar Erika Hjukström.

– Men de senaste åren upplever jag en stor skillnad på möteskvaliteten. Vi har bland annat jobbat med att internutbilda varandra i våra videosystem för att fler ska känna sig trygga med tekniken och våga hålla fler möten digitalt.