Roboten gör jobbet roligare

Sedan ett drygt år finns Bobbie i Skövde kommun. Nu sköter roboten en stor del av administrationen och har minskat tiden för att få nyanställd vårdpersonal i arbete. Från upp till 45 dagar till ett par minuter.

På Bemanningsenheten för vård- och omsorg i Skövde kommun är det lågsäsong.

– Vi har som mest att göra i maj och juni då de 1 500 fastanställda ska ta semester, berättar Anette Albinsson som är administratör på Bemanningsenheten.

Tillsammans med sina sju kolleger sköter hon administrationen för de cirka 500 personer som varje år nyanställs som undersköterskor vårdbiträden, ­stödassistenter och personliga assistenter inom kommunen.

Det är en hantering som har inneburit många timmar vid datorn med uppgifter som ska registreras manuellt. Framförallt har administrationen av utbildningar i sekretess och medicinsk delegering tagit tid. Men sedan ett drygt år gör roboten Bobbie en stor del av de monotona arbetsuppgifterna.

– Vi började att använda systemet förra sommaren men med en enklare hantering. Då fanns också en del barnsjukdomar i systemet som nu har retts ut. Inför nästa säsong kommer vi att kunna köra fullt ut, säger Anette Albinsson.

Underlättar för administratörer

Det innebär bland annat att nyanställda själva kan logga in, lämna sina uppgifter och signera med bank-id.

På så sätt blir alla personuppgifter korrekta och rättstavade vilket underlättar när administratörerna senare söker information eller vill lägga till nya behörigheter. En annan förändring är att kurserna numera är webbaserade med digital signering och att resultaten snabbt registreras på rätt ställe.

– I snitt har arbetet tidigare tagit oss en dag i veckan under maj och juni och en dag i månaden under resten av året, säger Anette Albinsson.

De runt tjugo arbetsdagar om året som nu har frigjorts ägnar administratörerna i stället åt att boka in och ta emot deltagarna till kurserna som hålls i datorsalen på Bemanningsenheten.

– Arbetsuppgifterna har blivit roligare. Nu får vi ett ansikte och ett personligt möte med alla nyanställda. Även om vi omöjligt kan komma ihåg 500 personer betyder det att vi får en människa bakom personnumret, konstaterar Anette Albinsson.

Både Anette Albinsson och hennes kollega Katarina Tallbacka, en av två enhetschefer på Bemanningsenheten, berättar att de har varit positiva till Bobbie redan från början. De upplever att systemet har varit lätt att lära sig och att de kan påverka utformningen genom att föreslå nya delar som Bobbie kan ta över. Ingen av dem tror heller att automatiseringen innebär att deras arbeten på sikt riskerar att försvinna.

– Nej, det behövs så mycket hand­påläggning som jag inte kan se att en robot kan göra, konstaterar Anette Albinsson.

Enklare med delegering

I stället lyfter de upp fördelarna både för sin egen arbetsmiljö och för vårdpersonalen. Exempelvis har hanteringen för delegering – det vill säga att den nyanställde får lov att hantera mediciner – blivit betydligt enklare.

– Vi behöver kvalitetssäkra varje steg och ibland är det upp till tre olika sjuksköterskor som ska godkänna, förklarar Katarina Tallbacka.

Hon berättar att det var ett ständigt ringande och skickande fram och tillbaka med internpost som skapade irritation. Dessutom blev verksamheten lidande eftersom det dröjde innan de nyrekryterade kom ut i tjänst.

– Det hände att vi fick beordra någon som var ledig att gå in och jobba bara för att administrationen var för långsam. Det påverkade både vår och deras arbetsmiljö, konstaterar Katarina Tallbacka.

På Skövde Stadshus, ett stenkast bort, jobbar 55 personer på avdelningen för IT och verksamhetsutveckling. Det innebär en för varje tusental invånare i kommunen vilket gör dem till en tämligen välförsörjd IT-avdelning. Här arbetar IT-utvecklaren Tomas Monsén och e-strategen Sara Salegård.

Det kan vara svårt att veta vad som är tekniskt möjligt. Därför måste vi på IT visa vilka verktyg som finns.

Tillsammans med sina kolleger är de mammor och pappor till systemet Bobbie och ansvarar för utvecklingen av kommunens RPA – robotic process automation. Utvecklingen av Bobbie har skett i nära samarbete med Andreas Hurtig Wessman som är verksam­hets­utvecklare för vård och omsorg.

– Jag såg ett behov av att digitalisera min introduktionsutbildning samt av digital signering, berättar han.

– När vi fick frågan såg vi att vi kunde skapa en större plattform med så mycket mer, inflikar Sara Salegård.

Det ledde till en process där IT-utvecklarna besökte verksamheterna för att förstå vad det var de behövde hjälp med.

– Mötena har berikar vårt arbete, fortsätter Andreas Hurtig Wessman och understryker att verksamheterna behöver vara med i processen.

– Om vi får färdigpackade lösningar är det som gjort för missförstånd och motstånd.

Tomas Monsén instämmer i att det behövs bryggor ut i verksamheterna.

Eftersom kommunens organisation är komplex och ofta styrs av lagar och regler, måste några av dem som jobbar på IT vara inriktade mot olika specialområden som exempelvis vård- och omsorg eller skola.

– För tjänstemän ute i verksamheterna kan det vara svårt att veta vad som är tekniskt möjligt. Därför måste vi på IT visa vilka verktyg som finns. Inte bara leverera en hammare för att de ber om en hammare, utan sätta oss in i behovet och se det ur ett bredare perspektiv: vad kan vi bygga till det här?