Trendkontor väcker känslor

Chickenrace om bästa platsen och jobbsamtal på toa. Eller samarbets­explosioner och kreativ frihet. Aktivitetsbaserade kontor omges av oro, myter och storstilade ­förväntningar. Men hur är det egentligen att ­arbeta där? Vi har frågat dem som vet.

Aktivitetsbaserat är den hetaste kontorstrenden just nu. För de flesta går nog tankarna till unga företag i IT-branschen och deras lekfulla lokaler med hängmattor, rutschkanor, boxbollar och växtväggar, men inom offentlig sektor är det stramare utformning som gäller.   

Grundprincipen är att ingen har ett eget skrivbord och att lokalerna delas upp i zoner för olika typer av aktiviteter – de anställda flyttar runt mellan tysta delar, mötesrum och kreativa miljöer.

– Man kan se det som en anpassning till det digitala arbetslivet. Nu finns tekniken som gör flexibla kontorslösningar möjliga. Vissa gör det för att uppmuntra till samarbete och innovationer, andra för att spara pengar på ytbesparingen, säger Lena Lid Falkman, som forskar om kontorsmiljöer vid Handelshögskolan i Stockholm.

Dessa flexibla arbetsplatser är en relativt ny företeelse och forskningen om hur personalens hälsa och produktivitet påverkas är än så länge begränsad. Över 600 kommunanställda som arbetar i aktivitetsbaserade kontor har berättat om vad de tycker i Tidningen Visions undersökning.

Totalt sett är 54 procent ganska eller mycket nöjda – 34 procent är ganska eller mycket missnöjda. De positiva rösterna framhåller ”mer samarbete”, ”roligare att jobba” och ”mer varierande arbetsdagar” som de främsta fördelarna. Att man löser frågor snabbare och får ett större helhetsperspektiv är andra plus som lyfts fram.

Linda Zaragoza, projektledare på kommunledningskontoret i Kungsbacka kommun, tycker att hennes jobb har blivit både enklare och mer stimulerande.

– Som projektledare är jag beroende av andra människor. Här stöter jag ofta på mina kolleger och vi kan ha spontana möten och fånga upp idéer och inspel. Det arbetssättet ger en starkare känsla för vårt gemensamma arbete än om var och en sitter i ett eget rum, säger hon.

På minussidan i undersökningen står främst störande ljud, koncentrationsproblem och avsaknaden av en fast plats. Många klagar över att för få tysta platser skapar ett chickenrace där det gäller att komma så tidigt som möjligt på morgonen.

Anki Andersson, beställare av inre lägenhetsunderhåll på Öbo, Örebros kommunala bostadsbolag, tycker att det nya kontoret försvårar hennes arbete.

– Jag sitter med fakturor, räknar och talar i telefon med hyresgäster och behöver lugn och ro. Lokalerna är jättefina, men personligen kan jag inte jobba effektivt när det hela tiden går förbi folk som hälsar och pratar. Det är som ett enda stort mingelparty.

För Anki Andersson har det aktivitetsbaserade kontoret skapat stora problem:

– Jag fick fruktansvärd huvudvärk. Sedan i mars är jag sjukskriven på 25 procent. Det är ingen tvekan om det beror på utformningen av lokalerna, säger Anki Andersson, som önskar att hennes arbetsgivare hade undersökt behovet av tysta smårum när man övergick till fri sittning.

På frågan om de nya lokalerna och arbetssätten har ökat effektiviteten går meningarna isär. 46 procent upplever att deras avdelning arbetar mindre effektivt, 28 procent anser att de arbetar effektivare. Linda Zaragoza hör till den senare kategorin:

– Personligen får jag definitivt mer gjort eftersom mitt jobb består i att driva frågor framåt med hjälp av andra personers kunskap. Här kan jag snabbt få svar och slipper vänta på en ledig mötestid i kalendern. Och om du frågar min chef är jag ganska säker på att hon skulle säga att gruppen som helhet också har blivit effektivare.

Så vad blir slutsatsen – hur är det egentligen att jobba i ett aktivitetsbaserat kontor? Åsikterna beror till stor del på vilken befattningar man har, vilka arbetsuppgifter och naturligtvis också på hur tekniken, lokalerna och arbetssätten fungerar.

Bäst trivs cheferna. Hela 73 procent är mycket eller ganska nöjda, för övriga medarbetare är siffran 49 procent. Det stämmer väl med forskaren Lena Lid Falkmans bild:

– Det är inte så konstigt. Chefer vill vara spindeln i nätet och lösa saker på stående fot, för dem är ett aktivitetsbaserat kontor helt perfekt och de upplever inte de negativa sidorna, säger hon.

För dem som har mer rutinartade arbetsuppgifter eller behöver jobba koncentrerat passar lokalerna inte lika bra, konstaterar Lena Lid Falkman. ”Svårt att fokusera på mina arbetsuppgifter i den bullriga miljön”, lyder en återkommande kommentar i undersökningen. ”Mycket tid varje dag går åt till att plocka fram och bort mina saker”, lyder en annan.

Att skapa en kontorsmiljö som passar alla är inte helt enkelt, konstaterar Lena Lid Falkman. Därför borde arbetsgivarna inte vara rädda för att blanda olika typer av lösningar, tycker hon. För medarbetare som arbetar i projekt och behöver lösa saker tillsammans är aktivitetsbaserat idealet. För andra kan fasta platser vara att föredra.   

– Om man utgår från de behov som faktiskt finns, borde det vara en ganska naturlig lösning. Många arbetsgivare är rädda för att en blandning av olika lösningar ska väcka avundssjuka. Jag tror att den rädslan är obefogad, säger hon.