Ge dig själv en spark i rumpan

Är din arbetsdag full av surdegar? Samtal som aldrig blir ringda? Administration som halkar efter? Tidscoachen Dorotea Pettersson ger sina bästa tips för att få saker gjorda i tid.

– Alla prokrastinerar, säger Dorotea Pettersson. Det är ett mänskligt beteende som grundar sig i att vi bara kan göra en sak i taget. Vi måste välja. Det intressanta är hur vi gör våra val.

Hon är tidscoach och har nyligen kommit ut med boken Jag ska bara – ­konsten att få det gjort i tid och tycker att det är viktigt att först slå fast vad prokrastinering är. Det vill säga ”att medvetet välja att fördröja någonting som måste göras, trots vetskapen om att det kan få negativa konsekvenser.

– Man behöver alltså varken vara lat eller omotiverad för att prokrastinera. Man kan vara hur effektiv som helst, men man undviker att göra vissa saker. Speciellt tenderar arbetsuppgifter som bokföring, administration och skrivuppgifter att halka efter, berättar Dorotea Pettersson.

Orsakerna kan vara många. Kanske är det ett helt nytt område. Kanske har man kvar gamla olustkänslor. Kanske är man perfektionist och vågar inte utsätta sig för ett misslyckande.

– Gemensamt är att det handlar om rädslor – medvetna eller omedvetna. De bottnar i tidigare erfarenheter där vi har upplevt obehag eller ångest och därmed reagerar instinktivt med undvikande.

I stället ska vi försöka att styra om våra känslor och analysera situationen mer förnuftsmässigt menar Dorotea Pettersson. Genom att väga belöningen ett utfört arbete innebär mot smärtan eller olusten, kan du fatta ett bättre beslut.

– Ju längre bort målet är desto lättare är det att skjuta upp saker och göra dem ”sen” eftersom vi gärna vill ha belöningen direkt i stället för längre fram.

Men det finns flera olika verktyg att ta till, berättar hon. Första steget är att se vilka uppgifter som alltid skjuts fram till nästa vecka och nästa, kanske år efter år. Det andra att förstå varför.

– Kanske undviker du en uppgift på grund av dåliga instruktioner, en speciell plats eller person, morgonstress eller något annat som du lätt kan åtgärda genom bättre planering eller organisation, säger Dorotea Pettersson.

Ett annat tips är att ta hjälp av någon annan för att kunna hålla deadlines. Frågor som ”Hur går det?” eller
”Blev du klar?” triggar dig både att komma igång och att slutföra det du påbörjat.

– Alla har tre minuter. Ta dem och börja i någon ända. Det kan vara att lägga fram rätt papper eller att leta upp ett telefonnummer. Du behöver inte lösa hela uppgiften, det viktigaste är att komma över tröskeln. Ibland kan saker som ett samtal till banken eller försäkringskassan dra ut i veckor, när det i verkligheten är avklarat på en kvart.

Att skriva ned allt som ska göras och sedan rangordna det är ett sätt att skapa överblick. När vi betar av en sak i taget inser vi ofta att det gick lättare än vad vi trodde.

– Gör listor: vad behöver göras? Vilken dag? Hur lång tid tar det? Sätt upp delmål och unna dig en belöning när du nått dem. Det kan vara en kopp kaffe, en helgresa eller ett träningspass. Strecka in dem i kalendern och se till att de verkligen blir av, säger Dorotea Pettersson.