Ny roll ger mer inflytande

Administrationen på neurologen i Linköping har blivit smartare och smidigare. Förklaringen: vård­administratörerna har tagit plats i sektionsledningen.

– Det är mycket nytt och kan kännas som kaos ibland – men det är jättekul! Tidigare satt jag mest och skrev diktat, nu känner jag att jag utvecklas och lär mig nya saker hela tiden.

Läs mer: Dags att säkra medicinska sekreterares roll i vården

Caroline Bogren, en av de sektionsansvariga vårdadministratörerna på neurologiska kliniken vid Universitetssjukhuset i Linköping, har lättat på munskyddet och berättar engagerat om sina nya arbetsuppgifter.

Beteckningen sektionsansvarig är central i det utvecklingsarbete som skett på kliniken de senaste åren.

Stor förändring

Verksamheten har sedan länge varit uppdelad på en vårdavdelning och sex mottagningssektioner, indelade efter olika diagnosgrupper. Traditionellt har sektionerna letts av en läkare. För några år sedan utökades ledningen med en sektionsansvarig sjuksköterska men den stora förändringen skedde för ett år sedan då även en vårdadministratör kopplades till varje sektionsledning.

– Vi har helt enkelt skapat en ny roll, en sektionsansvarig vårdadministratör, som fungerar som en spindel i nätet, berättar Wictoria Jacobsson, vårdenhetschef på neurologiska kliniken och själv vårdadministratör i botten.

Mindre sårbart

De tre sektionsansvariga – läkaren, sjuksköterskan och vårdadministratören – arbetar tillsammans med väntelistor, lediga tider, fakturering och olika pm. Strukturen är densamma i samtliga sektioner, vilket gör att alla vårdadministratörer, oavsett om de är sektionsansvariga eller ej, kan arbeta med alla sektioner. Något som också minskar sårbarheten.

Vårdadministratörerna på neurologen i Linköping har fått mer ansvar och är en del av utvecklingsarbetet på kliniken. Vårdenhetschef Wictoria Jacobsson, i rosa kofta, leder arbetet.

– Nu när vi hållit på ett år kan vi se att vi har bättre koll på vår verksamhet än vi hade tidigare, både när det gäller struktur, uppföljning och patientflöde, säger Wictoria Jacobsson.

Vill inte trampa vårdpersonal på tårna

Som vårdenhetschef är hon ansvarig för mottagningen och chef över mottagningens sjuksköterskor, undersköterskor samt de tolv vårdadministratörerna som sitter två och två i rummen. I korridoren har även vårdpersonalen sina kontor. Men det är inte bara den geografiska placeringen som underlättat kommunikationen. Det nya ansvaret har stärkt vårdadministratörernas roll. Nu kommer andra på kliniken till dem för att få svar på sina frågor – frågor som tidigare kunde ta lång tid i anspråk för vårdpersonalen.

– Det är inte alltid så lätt att plocka arbetsuppgifter från vårdpersonal. Det har varit lite av en utmaning att hitta en bra övergång, vi vill ju inte trampa någon på tårna, säger Sophia Gladh, vårdadministratör och sektionsledare för vårdadministratörsgruppen och betonar att det aldrig har handlat om att ifrågasätta vårdpersonalens administrativa kompetens.

– En av poängerna med den här organisationen är att vårdpersonalens resurser ska användas mer effektivt, säger hon och nämner ett exempel kring klinikens planerade slutenvård.

Bättre styrning av resurserna

Tidigare var det vårdpersonal som bokade in patienter när det fanns tid, vilket det sällan fanns. Nu kan vårdadministratören planera tillsammans med ansvarig läkare och sjuksköterska vilka patienter som ska prioriteras, när de ska komma och se till att rätt bemanning finns på plats.

– Den här överblicken gör att det blir tydligt hur patientflödet verkligen ser ut, tidigare antog vi väldigt mycket. Nu kan vi styra resurserna dit de behövs, säger Sophia Gladh.

Arbetsuppgifterna har ökat men samtidigt har administratörerna blivit fler i antal vilket lättat på den tidigare tunga bördan av diktat. Samtidigt är det just rekryteringen av personal som gjort att processen med att få det nya arbetssättet på plats har tagit tid. Dels för att det har varit svårt att hitta behöriga administratörer och dels för att kliniken sökte personer som också var intresserade av ett förändringsarbete.

Studenter på praktik

Tack vare närheten till Region Östergötlands utbildning till vårdadministratör i Söderköping kunde kliniken ha studenter därifrån som praktikanter. De bjöd också in till studiebesök och berättade om hur de ville jobba och sin syn på vårdadministratörens roll.

– Nu har vi en bra blandning av erfarna och nya, det är en stor fördel, säger Wictoria Jacobsson.

En av de nya administratörerna är Ingela Pern som också är sektionsansvarig. Hon tycker det är bra att ledningen förstår vilken stor roll administratörerna spelar och ser till att använda deras kompetens.

– Vi har identifierat vilka uppgifter som kanske inte ska ligga på vårdnära personal, lyft bort sådant som stoppar upp och fördelat om så att det blir effektivt – rätt person gör rätt saker. Vi har otroligt mycket administrativ kunskap som inte utnyttjas, säger hon.

Del av utvecklingsarbetet

Ytterligare en avgörande pusselbit är ledningens syn på organisationen. För Patrick Vigren som är verksamhetschef på neurologiska kliniken handlar det dels om att utvecklingsarbete är något som pågår hela tiden och dels att det ska ske utifrån såväl medicinska, omvårdnads- som administrativa aspekter.

– Den kunskap vårdadministratörerna har kring våra system och hur man bäst nyttjar dem är så viktig för att vi ska kunna utveckla verksamheten. De är inte en stödfunktion i traditionell mening, de är en del av vårt utvecklingsarbete, en del av teamet.