Rätt person gör jobbet

Nöjdare medarbetare och mindre stress. Det blev resultatet när de medicinska sekreterarna på Södra Älvsborgs sjukhus i Borås började ta över administrativa uppgifter från läkare, sjuksköterskor och undersköterskor.

Varje morgon när klockan slår nio är det dags för sittande rond på ortopediska vårdavdelningen på Södra Älvsborgs sjukhus. Det betyder att flera yrkeskategorier (medicinska sekreterare, sjuksköterskor och läkare) som jobbar på avdelningen samlas runt ett bord och tillsammans går igenom nuläget och vårdplanen för varje patient. Den sittande ronden fyller en viktig funktion i sjukhusets arbete med RAK, rätt använd kompetens.

– Vi fyller i direkt i journalsystemet Melior under mötet. Alla frågetecken rätas ut på en gång eftersom alla är på plats så att man kan fråga varandra, förklarar den medicinska sekreteraren Marlene Johansson.

Tidigare var Jenny Nicolaides ensam medicinsk sekreterare på avdelningen och anteckningarna under ronden gjordes av sjuksköterskor.

– Det var väldigt ensamt då. Jag satt här och så kom folk in med lappar med saker som skulle skrivas in i journalerna. Nu jobbar vi mycket mer tillsammans och jag känner alla, säger hon och ler.

Jenny Nicolaides tycker att det är stor skillnad mellan hur det var innan RAK infördes och hur det fungerar idag.

– När jag skriver nu har jag hört allt tidigare under den sittande ronden och haft chansen att ställa frågor om det är något som är oklart. Därför går det mycket snabbare. Och så är det roligt att ronda. Man lär sig så mycket, säger hon.

Även på akutmottagningen har medarbetarna börjat jobba på ett nytt sätt som sparar tid åt annan vårdpersonal. Det går ut på att de medicinska sekreterarna är med i rummet när en patient kommer in med en akut åkomma och direkt kan skriva in i journalen vad som hänt. Tidigare var det sjuksköterskor och undersköterskor som antecknade vad som hänt när patienten lämnat rummet eller när de gått av sina pass.

Andra arbetsuppgifter som de medicinska sekreterarna numera utför är till exempel: beställa sjuktransport och telefontolk, scanna in journaler och skriva in mätvärden (till exempel blodtryck, syresättningsvärde och puls) som de får av ambulanspersonalen i patientjournalen.

– Det känns bra att kunna underlätta för andra och så gillar jag omväxling i jobbet. Jag lär mig också mer tack vare det här nya arbetssättet, säger den me­dicinska sekreteraren Lil Aqvilin.

Kollegan Ann Särden fortsätter:

– Med det nya arbetssättet får man också mycket mer patientkontakt, eftersom vi är med i undersökningsrummet. Man ser mer vad som händer med patienten och det är roligt, säger hon.

RAK-arbete har genomförts på 14 olika avdelningar på sjukhuset. Varje vårdavdelning har hittat sin unika lösning, men alla har jobbat utifrån samma metod, berättar utvecklingsledaren Anders Näslid.

– Det räcker inte att bara kartlägga vem som gör vad och hur lång tid det tar. Vi behöver även ställa frågan vad som ingår i vårt ansvar. En viktig del handlar om att ha ramarna kring vårduppdraget klart för sig. Annars kan man aldrig bli överens, säger han.

I metoden ingår att utifrån verksamhetens behov göra en aktivitetslista och skriva ner hur mycket tid varje uppgift tar. Sedan är det dags att peka ut ett antal områden som behöver förbättras. Därefter prioriterar gruppen max två områden som man börjar jobba med.

– Det handlar ofta om att skapa struktur, rutiner och ordning och reda. Att förändra arbetssätt och att förbättra flöden, säger Anders Näslid.

Visions lokala avdelning har också varit mycket aktiv i arbetet med att införa RAK på sjukhuset.

– Upprinnelsen till att vi började jobba så här handlar om att det var och är brist på personal inom många yrkesgrupper. Då har vi från Visions sida lyft fram det här som en lösning på det problemet. Det vill säga, om våra medlemmar får göra det de är utbildade för får andra personalkategorier mer tid att göra det de är bäst på, säger Juanita Samuelsson, Visions ordförande på Södra Älvsborgs Sjukhus.

Att påpeka hur mycket de medicinska sekreterarna kan har varit en viktig del i det.

– Utbildningen till medicinsk sekreterare är mycket avancerad och innehåller många moment som till exempel IT-kunskap och informationsteknik som arbetsgivaren kan dra nytta av, menar Juanita Samuelsson.

Tanken med att införa RAK är att minska stressen bland alla anställda och att öka tiden som läkare, sjuksköterskor och undersköterskor kan lägga på patienterna. Det går inte ut på att minska ner på antalet tjänster och arbetstimmar, berättar utvecklingschef Peter Häyhänen.

– Det har varit en lång resa. På vissa ställen på sjukhuset har man jobbat med det här under ett och ett halvt års tid. Vi har många avdelningar som verkligen gjort ett fantastiskt jobb, säger han.

Man kan nu också konstatera att effekterna av RAK går att avläsa och mäta i olika kvalitets- och medarbetarundersökningar, konstaterar Peter Häyhänen.

– Det här arbetssättet har genererat väldigt tydliga resultat. Vi ser att medarbetarnöjdheten har gått upp och även att vissa verksamhetsmått kopplade till den kliniska vården förbättrats.