Mer tid över för barnen

En stor del av socialsekreterarens tid går till dokumentation. Det har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) försökt ändra på genom projektet Förbättrad dokumentation. Socialsekreteraren Isabelle Karlsson som deltagit är nu mer trygg i sitt arbete.

I rum längs två långa korridorer arbetar de omkring 20 socialsekreterarna på enheten för barn och unga i Luleå kommun. De flesta sitter och skriver på sina datorer. Isabelle Karlsson har arbetat på enheten i tre år och hon har runt 20 egna klienter. Varje vecka har hon i genomsnitt två till fyra möten med olika barn. Övrig tid går till exempelvis andra möten, telefonsamtal och dokumentation. Efter projektet har hon dock lärt sig mer om vad hon behöver dokumentera och inte, vilket inneburit en tidsvinst.

– Jag känner att jag har fått mer tid till annat. De delar av mitt arbete som innefattar dokumentation går snabbare nu, säger Isabelle Karlsson.

Regeringens tidigare nationella samordnare inom barn- och ungdomsvård, Cecilia Grefve, besökte under 2015–2017 ett 50-tal kommuner. Det framkom då att många anställda inom barn- och ungdomsvården var osäkra på vad som skulle dokumenteras, och hur mycket. Det var utgångspunkten för projektet Förbättrad dokumentation som finansierats av regeringen.

Marta Nannskog har arbetat som sakkunnig i projektet på SKL.

– Att det läggs alldeles för lite tid på att prata med barn och unga, och för mycket tid på dokumentation, bidrar till en dålig arbetsmiljö för socialsekreterarna.

Då Isabelle Karlsson påbörjade sin anställning fick hon, som ett led i upplärningen, muntliga instruktioner kring dokumentation. På enheten finns dock, så vitt Isabelle Karlsson vet, ingen handbok som klargör vad lagen säger om dokumentation. 

– Är man osäker får man gå på känsla och då blir det lätt att man skriver för mycket. Man vill inte missa något.

Kollegorna på enheten tar också hjälp av varandra när de är osäkra.

– Det gör också att till exempel en journalanteckning tar längre tid, när man måste fundera på vad som gäller, säger Isabelle Karlsson.

En del av projektet har gått ut på att just klargöra vilka dokumentationskrav som finns enligt lag. Marta Nannskog menar att det är ett generellt problem att socialsekreterare har för lite kunskap om det, något som också bekräftas av projektets förstudie.

– För att hålla ryggen fri har man hellre dokumenterat för mycket än för lite.

Marta Nannskog menar att det tidigare har funnits en uppfattning om att utförlig dokumentation hjälper klienterna. Förstudien till projektet har dock visat att klienterna önskar just kort, tydlig och saklig information. Ett ytterligare syfte med projektet har varit just att göra unga mer delaktiga i beslut som rör dem.

– När det är för utförligt finns en risk att det blir värderande, säger Marta Nannskog.

Forskning på området, som presenteras i SKL:s slutrapport om projektet, visar en samstämmig problembild vad gäller etiska risker vid alltför omfattande och irrelevant dokumentation. Det handlar också om vilket språk som används i dokumentationen. Det kan ha betydelse för vilken bild som skapas av barn och familjer, vilket kan påverka deras sociala identiteter.

Isabelle Karlsson har aldrig fått någon feedback direkt från klienter gällande hennes dokumentation. Men efter projektet har hon börjat fundera mer kring vem hon riktar sig till i sitt arbete. 

– Jag tänker mer på att jag skriver för barnen, och inte för mig.

Vad har du lärt dig mer konkret?

– Att dokumentationen ska vara tillgänglig för klienten, kortfattad och lätt att följa. Nu tänker jag mer på vad som faktiskt är relevant från till exempel ett möte.

Isabelle Karlsson ser inte att effektiviseringen inneburit att något gått förlorat. Det finns dock fler områden där mer kunskap behövs. 

– Vi behöver mer utbildning vad gäller dokumentation av enskilda insatser.

Isabelle Karlsson fortsätter.

– Det hänger också på hur det fungerar i praktiken, med IT-stöd och så. Man måste till exempel kunna länka till dokument på ett enklare sätt.

En annan fråga som är viktig är hur man ska föra in det nya arbetssättet i verksamheten i stort. På enheten där Isabelle Karlsson arbetar var det ett fåtal socialsekreterare som deltog i projektet. De har redovisat inför de andra vad de lärt sig.

– Men det är nog svårt för andra att använda sig av våra kunskaper på ett mer utförligt sätt, säger Isabelle Karlsson. 

SKL har tagit fram en webbutbildning som kommuner kan köpa in. Förhoppningen är att kunskaperna från projektet ska få större spridning. Emma Strandberg, enhetschef på barn och unga i Luleå, berättar att alla socialsek­reterare på enheten ska ta del av webbutbildningen.

– Sen behöver vi bevaka att de nya kunskaperna hålls levande. Vid hög arbetsbelastning är det lätt att falla tillbaka till gamla arbetssätt, säger hon.

Emma Strandberg är även hon positiv till projektet.

– Tidigare har vi ofta använt oss av ett myndighetsspråk som klienten kanske inte alltid förstod. Nu arbetar vi med att belysa vem som är mottagaren.

Isabelle Karlsson anser att projektet var nödvändigt för att våga göra annorlunda.

– Att testa nytt, utan att någon kontrollerar, skulle jag inte göra på egen hand.