Aktivitetsbaserade arbetsplatser

Ett aktivitetsbaserat kontor är en typ av kontor där anställda inte har egna fasta arbetsplatser. I stället växlar de anställda mellan olika arbets­miljöer inom kontoret utifrån sina aktuella arbets­uppgifter.

Det aktivitets­baserade kontoret bygger på en rad olika zoner där de anställda kan arbeta i grupp, individuellt eller koncentrerat. Miljöerna möjliggör spontana möten och samarbeten.

Det finns ännu relativt begränsat med oberoende forskning om aktivitets­baserade kontor. Hur anställdas hälsa, arbets­tillfredsställelse, produktivitet och kreativitet påverkas behöver därför studeras ytterligare.

Arbets­sättet med aktivitets­baserade arbets­platser förväntas leda till ökat samarbete inom organisationen och välbefinnande för de anställda. Förhoppningar om ökad produktivitet, innovations­kraft, problem­lösning och kreativitet brukar också lyftas fram.

Minskad kontors­yta och effektivare användning av befintliga ytor kan även leda till ekonomiska fördelar för organisationen. Minskad kontors­yta behöver dock inte vara en konsekvens.

Det som vanligtvis framkommer är att aktivitets­baserade arbets­platser inte stödjer arbets­uppgifter som kräver stort fokus. Koncentrations­krävande uppgifter utförs effektivast i tysta miljöer utan störande synintryck.

Vissa anställda har också vittnat om ihållande trötthet efter arbets­dagen.

Nej. Arbetsgivaren har ansvar för arbets­tagarnas arbetsmiljö och arbetsmiljö­lagen gäller för allt arbete som utförs för arbetsgivarens räkning. En översyn av indelningen av skydds­områdena för skyddsombud kan eventuellt bli aktuellt vid en övergång till en aktivitets­baserad arbetsplats

Ledningen bör arbeta tillsammans med ombud, skyddsombud, IT-, HR- och
fastighetsavdelningar, arkitekter och andra berörda i processen.

Det är avgörande att personalen även är delaktiga i hela processen för att flytten ska bli väl förankrad och bli en gemensam angelägenhet.

Anpassningen till nya lokaler och ett nytt arbets­sätt sker inte bara genom att flytta verksamheten till ett aktivitets­baserat kontor. Det krävs även träning och handledning så att verksamheten och personalen, inklusive chefer, känner sig trygga och får möjlighet att förbereda sig i god tid.

Att flytta till ett aktivitets­baserat kontor kräver noggranna förberedelser. Men även den mest gedigna och välförankrade planeringen kan inte förutse allt. Organisationen bör därför ha som utgångs­punkt att kontinuerligt utvärdera och delvis revidera er ursprungliga plan för att möta de brister eller förbättrings­behov som uppstår på den nya arbetsplatsen.

På ett aktivitets­baserat kontor är det vanligt att det finns plats för cirka 75 procent av personal­styrkan samtidigt. Detta förutsätter att en del arbets­tagare arbetar från alternativa arbets­platser.

Förebygg buller och brist på avskildhet med god planering, design och tekniska lösningar. Det är en god idé att anlita akustiker för att minimera buller. Risk­bedömningar och utvärderingar av arbetsmiljön i aktivitets­baserade kontor bör bland annat fokusera på ljudmiljön.

I det aktivitets­baserade kontoret är tanken att den anställda ska välja arbetsplats utifrån den arbets­uppgift som ska utföras för stunden. Därför är det oerhört viktigt att redan i utvecklings­stadiet planera och utveckla miljöer som stödjer koncentrations­krävande arbete.

Koncentrations­krävande arbets­uppgifter kräver stillhet – se till att det finns tillräckligt med tysta rum och utrymmen utan störande insyn.

Riskbedömningar och utvärderingar av arbetsmiljön i aktivitetsbaserade kontor bör bland annat fokusera på medarbetares möjlighet att få avskildhet.

Aktivitetsbaserade kontor möjliggör å ena sidan mer rörelse och variation under en arbetsdag. Men avsaknaden av individuella arbetsplatser leder å andra sidan till att den anställda i större utsträckning själv har ansvar för att individuellt anpassa arbets­utrustning som stolar, skärmar och bord.

Denna ansvars­förskjutning kräver både kunskap och tid för att den anställda dagligen ska kunna ställa in det aktuella arbets­stället och undvika belastnings­ergonomiska risker.

Det aktivitetsbaserade kontoret är till stora delar ett papperslöst kontor. Skapa därför goda rutiner för att digitalisera allt material som används i verksamheten så att personalen lätt kommer åt materialet på kontoret och från alternativa arbetsplatser.

Ett aktivitetsbaserat kontor kräver även väl utvecklade IT-lösningar för att hantera organisationens interna och externa kommunikation.

För att säkerställa att personalen kan använda de digitala verktygen på bästa sätt bör ni se till att trygga de utbildnings­behov som finns bland personalen i de digitala program och tjänster som används i arbetet.

När personalen inte sitter på fasta platser i kontoret behövs digitala system som möjliggör att anställda på ett enkelt sätt kan hitta eller kommunicera med varandra under arbetsdagen.

Vissa medarbetare kan uppleva att den fysiska miljön i ett aktivitets­baserat kontor splittrar arbets­gruppen. I så fall är det viktigt att planera särskilda insatser för att organisera stödet mellan de närmaste arbets­kamraterna och bibehålla dynamiken i arbetsgruppen.

Ett aktivitetsbaserat kontor ställer förändrade krav på chefskapet. Arbetsgivaren bör därför ge chefer handledning i hur man leder i aktivitets­baserade kontor där chefen exempelvis inte alltid vet var medarbetarna befinner sig.

Vid utformandet av en aktivitets­baserad kontors­lösning bör arbetsgivaren ha dessa aspekter i åtanke och väga dem mot den verksamhet som kommer att bedrivas i lokalerna.

En lösning kan vara särskilda områden där man hanterar och förvarar sekretess­handlingar eller integritets­känsligt material.