Vad innebär uppgiftsfördelning?
Uppgiftsfördelning innebär att uppgifter i arbetsmiljöarbetet fördelas från arbetsgivarens högsta nivå och neråt i organisationen. Det står om detta i 6 § i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1).
Uppgifter kan både fördelas på namngivna personer eller på särskilda funktioner. Det finns inga krav på att alla chefer måste ha arbetsmiljöuppgifter, men i den mån de har personalansvar eller utövar arbetsledning är det naturligt att de även har arbetsmiljöuppgifter.
Vad de olika arbetsmiljöuppgifterna innebär ska framgå skriftligt ifall det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Uppgifterna bör anges så detaljerat och konkret som behövs för att innehållet i uppgiftsfördelningen ska vara tydligt. Uppgiftsfördelningen kan behöva ses över om det uppkommer nya risker i arbetsmiljön i samband med covid-19-pandemin.
Uppgiftsfördelning betyder inte att delegera ansvar
Det är bara arbetsuppgifter som kan fördelas, inte själva ansvaret för arbetsmiljön. Arbetsmiljöansvaret ligger alltid kvar på den juridiska (eller fysiska) personen som är arbetsgivare i juridisk mening eller som har någon annan form av arbetsmiljöansvar enligt 3 kap. i arbetsmiljölagen.
Ibland talas det om "delegering av ansvar" när man menar uppgiftsfördelning. Enligt arbetsmiljölagen kan arbetsgivaren inte göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar genom att lägga ut uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra. Arbetsgivaren kan inte heller bestämma att någon viss person ska straffas när det har inträffat en arbetsolycka.
Resurser, befogenheter, kunskaper och kompetens
De uppgifter som fördelas till dig som chef måste motsvaras av tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens (6 § AFS 2001:1). Exempel på resurser kan vara tillgång till skyddsutrustning, personal, lokaler, egen tid samt ekonomiska medel. Befogenheter gäller rätten att fatta beslut och vidta åtgärder.
När ska man returnera eller frånsäga sig en arbetsmiljöuppgift?
Om du som chef anser att resurser, befogenheter, kunskaper eller tid inte räcker för en tilldelad arbetsuppgift är det viktigt att du vänder dig till din chef och begär förändring. Om ingen förändring kommer till stånd kan det bli nödvändigt att du returnerar uppgiften, det vill säga skickar tillbaka den till arbetsgivaren. Då får arbetsgivaren får hitta en annan lösning.
Vision rekommenderar att en returnering sker skriftligt till din närmaste chef och att du är tydlig med vilka uppgifter som returneras. Ofta finns en särskild blankett för detta. Det är sannolikt att sådana situationer aktualiseras under pandemin, eftersom många verksamheter hastigt omorganiseras eller kan få ett annat innehåll eller andra förutsättningar överlag.
Kan jag bli av med jobbet om jag returnerar en arbetsmiljöuppgift?
Om du returnerar en arbetsmiljöuppgift på grund av att du saknar resurser och förutsättningar för att utföra uppgiften innebär inte att du arbetsvägrar eller vägrar följa arbetsgivarens instruktioner. Det innebär bara att du följer de regler som finns för tilldelning och fördelning av arbetsmiljöuppgifter.
Det finns inga avgöranden från domstol som har gett arbetsgivaren rätt att säga upp någon som returnerat en arbetsmiljöuppgift. Arbetsgivaren har inte saklig grund för uppsägning för att du inte har getts förutsättningar att behålla en arbetsmiljöuppgift. Det är däremot arbetsgivarens ansvar att se till att det finns förutsättningar för dig att ha arbetsmiljöuppgiften.
Vad ska jag göra om arbetsgivaren pressar mig att behålla arbetsmiljöuppgiften trots att jag saknar förutsättningar för att utföra den?
Kontakta Chef Direkt med en gång.
Kontakta Chef Direkt
Vad händer om vi chefer returnerar våra arbetsmiljöuppgifter?
Politiker i fullmäktige, styrelse eller nämnd är yttersta representanter för kommunen som arbetsgivare. Arbetsgivarens högsta företrädare är de som startar uppgiftsfördelningen och måste bevaka att uppgiftsfördelningen fungerar bra och annars vidta någon form av åtgärder.
I kommuner är det brukligt att nämnden fördelar uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet till förvaltningschefen som i sin tur fördelar arbetsmiljöuppgifter så långt ut i organisationen att det systematiska arbetsmiljöarbetet kan bedrivas ute på arbetsplatserna.
Uppgiftsfördelningen på arbetsmiljöområdet görs uppifrån och nedåt i organisationen och bör följa arbetsgivarens beslutsordning. Det är olämpligt att hoppa över något led i kedjan, eftersom det kan skapa oklarhet om vem medarbetarna ska vända sig till i arbetsmiljöfrågor.
Om du som chef returnerar en arbetsmiljöuppgift återgår uppgiften till den som fördelat den till dig. Den överordnade chefen kan i sin tur returnera arbetsmiljöuppgiften till den högre beslutsnivån om hen saknar tillräckliga resurser, befogenheter och kunskap. Arbetsmiljöuppgiften kan på så sätt föras vidare upp till den chef som har tillräckliga förutsättningar att utföra uppgiften, ibland ända upp till förvaltningschefen. I vissa fall måste nämnden, styrelsen eller fullmäktige ta ställning.
Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete utgör bindande regelverk. Om arbetsgivaren inte lever upp till sitt arbetsmiljöansvar kan Arbetsmiljöverket besluta om föreläggande eller förbud, med eller utan vite, mot arbetsgivaren som juridisk person.
Vilka slags arbetsmiljöuppgifter kan det handla om konkret?
Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter kan variera beroende på arbetsgivare eller verksamhet. Nedan beskrivs tre fall som exempel för att illustrera vilka slags arbetsmiljöuppgifter det kan handla om.
Tillgång till adekvat skyddsutrustning är otillräcklig
Konstaterad smitta finns på äldreboendet och det finns misstanke om att flera boenden kan vara smittade. De senaste tre veckorna har det varit extremt ont om skyddsmaterial i kommunen. I chefens uppgiftsfördelning står det bland annat att chefen fortlöpande ska åtgärda risker i arbetsmiljön för att förebygga ohälsa och olycksfall. Chefen anser att smittorisken kvarstår men kan inte säkerställa att personalen har tillgång till adekvat skyddsutrustning vid patientnära kontakt med dessa boenden.
Åtgärd: Chefen returnerar arbetsmiljöuppgiften att fortlöpande åtgärda risker i arbetsmiljön för att förebygga ohälsa och olycksfall avseende smittrisker.
Personalbrist leder till svårigheter gällande introduktion av nyanställda
Många ur den ordinarie personalen är inte i tjänst på grund av sjukskrivningar och vård av barn. Chefen har varit tvungen att lösa bemanningen med ett ökat antal så kallade timvikarier i verksamheten. I chefens beskrivning av arbetsmiljöuppgifter står det bland annat att hen ska genomföra introduktion av nyanställda, personal som har varit borta från arbetet en längre period och personal som fått nya arbetsuppgifter. Det står också att hen ska se till att medarbetarna fortlöpande får instruktioner om arbetsmetoder och arbetsmiljörisker för att förebygga ohälsa och olycksfall. På grund av den rådande personalbristen och det stora antalet nya medarbetare har chefen inte möjlighet att varken introducera all personal till den nya arbetsplatsen eller fortlöpande se till att medarbetarna får tillräckliga instruktioner om arbetsmetoder och arbetsmiljörisker.
Åtgärd: Chefen returnerar arbetsmiljöuppgifterna att genomföra introduktion av nyanställda, personal som har varit borta från arbetet en längre period och personal som fått nya arbetsuppgifter, samt arbetsmiljöuppgiften att se till att medarbetarna fortlöpande får instruktioner om arbetsmetoder och arbetsmiljörisker för att förebygga ohälsa och olycksfall.
Tidsbrist och tung arbetsbörda
Det är väldigt högt tryck på chefen i pandemitider och hen har arbetat många timmar på sistone. Mobilen är på dygnet runt för att de 58 medarbetarna ska kunna nå chefen om något akut händer. Arbetsbördan är för tillfället extra tung eftersom chefen måste täcka upp för sin chefskollega som är sjuk och ta hens område. Arbetsbelastningen var redan hög och omständigheterna nu gör det ännu tyngre. Eftersom chefen inte får någon avlastning eller tillräckligt stöd hinns flera arbetsmiljöuppgifter inte med för tillfället.
Åtgärd: Chefen returnerar de arbetsmiljöuppgifter som inte hinns med.
Mer information om att returnera arbetsmiljöuppgifter
Mer information relaterat till att returnera arbetsuppgifter hittar du här.