• Sköta löpande bokföring.
• Sköta rapportering och betalning till Skatteverket.
• Se till att tillräckligt med pengar finns innan beställning eller köp.
• Ha koll på utfall kontra budget och göra prognoser löpande under året.
• Förse styrelsen och revisorerna med viktig information under året.
• Göra bokslut och ta fram underlag för beslut till årsmötet.
• Ta fram ekonomiska underlag för uppföljning till styrelsen.
• Förse revisorer med nödvändiga och efterfrågade underlag.
• Ta fram lämplig nivå på kommande års lokala medlemsavgift.
• Ta fram förslag till kommande års budget.

Att tänka på i rollen som kassör

• Betala aldrig ut ersättningar till dig själv utan att någon annan i styrelsen attesterat (skrivit under och godkänt) underlaget.
• Kvitton är oftast inte arkivbeständiga, utan texten bleknar relativt fort. All bokföring ska arkiveras i sju år så det kan vara bra att ta en kopia på originalkvitton (originalet häftas då ihop med kopian).
• Använd nya pärmar vid nytt år, så är det enkelt att hitta och gallra när det är dags.
• Om du använder bokföringsprogram i din dator, glöm inte att ta backup. Om du använder Swedbanks e-bokföring behöver du inte ta backup, utan då görs det automatiskt.

Är du ny kassör?

Här finns några saker som är bra att tänka på om du är ny i din roll som kassör.

• Boka en tid för överlämning med tidigare kassör, om det är möjligt. Förbered dig med frågor.
• Kontrollera alla balanskonton, alltså kolla så att saldot på banken stämmer överens med vad som står i bokföringen. Räkna eventuell handkassa. Se om det finns några bokförda skulder (utöver eget kapital). Stämmer i så fall dessa skulder? Ju tidigare du hittar frågor eller fel, desto mer sannolikt är det att den tidigare kassören kan hjälpa dig att räta ut frågetecknen.
• Ta reda på var nödvändiga dokument finns, till exempel tidigare års bokföring och beslutsunderlag. Beslutsunderlag kan till exempel vara budget, policydokument, firmateckning, attestordning, årsmötesbeslut eller styrelsebeslut.
• Gå igenom dokumentation och se till att ordna administrationen som du vill ha den, för att få den ordning som fungerar för dig. Både du, styrelsen och revisorerna ska kunna hitta bokföringen, kontoutdrag, blanketter från Skatteverket med mer.
• Lita inte automatiskt på hur det är gjort tidigare. Föreslå förändringar om du hittar något du inte förstår eller tycker kan göras bättre. Vid större förändringar kan det vara bra att ta upp det i styrelsen, så att alla får samma information och möjlighet att komma med synpunkter.
• Kontakta revisorerna för att skapa kontakt. Vad förväntar de sig av dig?
• Se till att ändra firmateckningen. Det kräver ett styrelsebeslut. Vanligen är kassören också firmatecknare. När det finns protokoll på att du är firmatecknare, kontakta banken för att ändra behörigheter och skapa kontakt med banken.
  Om firmatecknare (docx)
• Använd aldrig privata konton för klubbens eller avdelningens medel. Vision rekommenderar starkt att skapa konton för den juridiska personen (klubben eller avdelningen) eftersom det inte är lämpligt att blanda privata konton med annan juridiskt person. Annars kommer till exempel klubben eller avdelningens saldo att ingå i privatpersonens dödsbo om privatpersonen avlider.

• Ekonomisk granskning vid bokslut, men bör även göras löpande under året.
• Verksamhetsgranskning, bland annat att kontrollera att beslut som tas stämmer överens med medlemmars och avdelningens intressen och stadgar.
• Ta del av relevanta handlingar under året.
• Ta initiativ till att förbättra rutiner och arbetssätt.
• Vara ett stöd för styrelsen.
• Skriva revisionsberättelsen och föreslå det beslutande årsmötet om styrelsen ska få ansvarsfrihet. Detta är inget självklart beslut, utan du som revisor ska tänka på att du företräder medlemmarnas intressen.
• Delta på årsmötet och där läsa upp revisionsberättelsen.

När något inte stämmer

Om du som revisor hittar något som inte stämmer ska du agera, till exempel något som avviker från fattade beslut.

1. Börja med att ta upp saken med den berörda personen. Det kan vara ett missförstånd eller något som enkelt kan justeras.
2. I andra hand ska du ta kontakt med styrelsen.
3. I sista hand ska du ta upp saken i revisionsberättelsen som underlag för beslut av medlemmarna på årsmötet. Innan du gör detta är det bra om kassören eller styrelsen har haft chans att åtgärda problemen eller felaktigheterna. Om de inte åtgärdar saken kan du ta upp det i revisionsberättelsen.

Stadgarna om revisorns uppgifter

Så här står det i Visions stadgar om dina uppgifter som revisor:

"Vid årsmötet utses revisorer, och suppleanter för dem, som ska granska styrelsens förvaltning och avdelningens räkenskaper. När revisionen är verkställd ska revisionsberättelsen lämnas till styrelsen senast fjorton dagar före årsmötet. Revisorerna ska ha ständig tillgång till avdelningens alla böcker, räkenskaper och övriga handlingar."

• Ekonomiskt ansvarig.
• Ta fram förslag till verksamhetsplan.
• Lägga fram budgetförslag för kommande år inför höstmötet, utifrån kassörens underlag.
• Lägga fram förslag till lokal medlemsavgift för kommande år inför höstmötet.
• Ta fram en verksamhetsberättelse för det gångna året. I verksamhetsberättelsen ska också bokslutet ingå som kassören har gjort, men som hela styrelsen är ansvarig för.
• Skicka in verksamhets- och revisionsberättelse till Visions center efter årsmötet.

Läs mer om styrelsens ansvar för klubben eller avdelningens budget och ekonomi.

Ekonomi och budget