Tips för distansutbildningar
Ska ni i avdelningen genomföra någon av Visions utbildningar på distans? Då kan vi gratulera till ett utvecklande och lärorikt uppdrag! Webbseminarium är ett bra sätt att mötas på distans, eftersom det ger deltagarna möjlighet till dialog och erfarenhetsutbyte.
Ditt uppdrag att planera och genomföra ett utbildningstillfälle blir lite annorlunda när det sker på distans. För vissa deltagare kommer det att vara första gången de deltar i ett webbseminarium. Detsamma kanske gäller för dig som ska hålla i utbildningstillfället.
Eftersom det är ovant för många vill Vision ge dig stöd i omställningen från ett fysiskt utbildningstillfälle till ett webbseminarium. Här får du råd och tips för att komma igång.
Förbered en distansutbildning
Ordentliga förberedelser ger alltid bättre förutsättningar för nöjda deltagare. Är det första gången du ska planera och hålla i ett webbseminarium? Då är det extra viktigt med noggranna förberedelser.
Utrustning
När du ska hålla i ett webbseminarium behöver du göra det från en dator. Du behöver vara på en plats med stabil internetuppkoppling för att undvika hack och fördröjningar. Eftersom du deltar med ljud och bild behöver du en webbkamera och en mikrofon.
Vi rekommenderar att du använder ett USB-headset, eftersom det ger ett behagligt ljud för dem som ska lyssna. Det finns en uppsjö av USB-headset att välja mellan på marknaden. Det är smak, tycke och pris som styr. Vissa gillar till exempel lurar som täcker hela örat för att stänga ut annat ljud. Andra tycker om en nättare variant som funkar lika bra när man sitter på en lugn plats.
Verktyg och plattformar
Det finns många verktyg och plattformar att välja mellan för att mötas på distans. Fundera över vad ni har för behov. Vill ni till exempel dela in deltagare i grupprum behöver verktyget ha en funktion för detta.
Finns det redan en plattform för digitala möten på din arbetsplats? I så fall kan det vara ett bra alternativ att använda den. Prata med er it-avdelning för råd och stöd.
Kravspecifikation (pdf)
I Sensus digitala verktygslåda finns en bra handledning för att kom igång med plattformen Zoom.
Kom igång med Zoom (digitalaverktyg.sensus.se)
Vision kan hjälpa klubbar och avdelningar att ta in offerter för teknikstöd eller externa mötesordföranden för digitala möten. Hör av er till kajsa.qvist@vision.se om ni har ett sådant behov.
Testa tekniken
Testa alltid all din teknik i god tid innan webbseminariet. Genom att identifiera det som inte fungerar i god tid får du möjlighet att lösa eventuella problem utan stress.
- Fungerar ditt USB-headset och webbkamera?
- Är de programvaror du behöver uppdaterade?
- Har du bra internetuppkoppling?
- Går det att ladda upp det material du önskar?
Placering
Även om ett längre webbseminarium har inplanerade pauser är det viktigt att du har det bekvämt.
- Undvik att ha ett fönster i ryggen, eftersom det skapar motljus i webbkameran.
- Anpassa kamerans placering och ditt avstånd till den så att du är mitt i bild och syns bra.
- Välj en lugn plats för att lättare orka hålla fokus och inte bli störd av annat som händer runt dig. Tänk på att övriga deltagare ser vad du har bakom dig.
Din planering
Som kursledare behöver du förstås ha bra koll på upplägg, körschema och detaljer i varje moment. Räkna med att du behöver lägga mer tid på dessa förberedelser när du ska utbilda på distans än när du planerar ett fysiskt utbildningstillfälle.
- Förbered ett antal bra samtalsämnen som du kan starta när det behövs, till exempel när dagen inleds och vid fikapauser. Beroende på grupp kan deltagarna nämligen behöva din hjälp med att komma igång med samtal under de mer sociala stunderna.
- Sammanställ länkar och annat i förväg som du vill publicera i chatten under webbseminariets gång. Då blir det lättare att hålla den röda tråden och inte tappa fokus på gruppen.
- Skriv ut dokument som du kan behöva ha tillgång till när webbseminariet tar upp din skärm. Det kan till exempel vara deltagarförteckning och körschema. Har du tillgång till två skärmar eller en surfplatta kan du titta på dokumenten på den ena enheten.
- Var gärna två kursledare eller ha stöd av en moderator. Då kan ni turas om att ha koll på chatten, fånga upp vad deltagare skriver och återkoppla med svar. Snabb återkoppling uppskattas, gör att deltagarna känner sig sedda och ökar engagemanget.
- Ha gärna en person med som kan ta ansvar för tekniken, om möjligheten finns. Det gör att du som kursledare kan fokusera helt på gruppen och innehållet.
- Öppna gärna upp webbseminariet en stund innan ni startar så att alla har tid att få igång sin utrustning. Då har ni möjlighet att lösa eventuella tekniska problem innan ni börjar.
Genomför distansutbildningen
Vi har en tilltro till deltagarnas förmåga att ta ansvar för sitt eget lärande och delta aktivt. På ett webbseminarium kan vissa deltagare behöva extra stöd på grund av tekniken eller ovanan att delta med ljud och bild på en skärm. Försök därför att tidigt skapa ett klimat som uppfyller deltagarnas behov av trygghet, social gemenskap och pauser.
Som kursledare ska du vara på plats när deltagarna släpps in i webbseminarierummet. Ta då en aktiv roll för att få igång småprat mellan dem som har fått igång sin teknik.
Alla deltagare kommer kanske inte in samtidigt. Berätta därför att ni startar vid utsatt tid, men att det finns möjlighet att småprata och fylla på i fikakoppen under tiden. Du kan tänka på samma sätt som inför starten av ett fysiskt utbildningstillfälle.
En bra start
Så är det dags att dra igång och hälsa alla välkomna. Börja med att få igång engagemang och bekräfta att alla hör och ser dig. Uppmuntra till exempel deltagarna att skriva ett hej i chatten. Eller varför inte rapportera in vädret där de befinner sig.
Lär känna varandra
Det kan kännas ovant att hälsa på varandra för första gången via en webbkamera i stället för i ett fysiskt rum. Vi kan tappa lite av vår vanliga spontanitet och möjlighet att läsa av varandra via bland annat kroppsspråk.
Men den känslan brukar snabbt gå över om du är avslappnad och vågar bjuda på dig själv, trots den ovana lärmiljön. Deltagarna blir tryggare när de får en bild av hur de får förhålla sig till mediet och till varandra.
- Var på plats i god tid och småprata med deltagarna allt eftersom de kommer in. Ju längre tid ni ska tillbringa tillsammans, desto mer tid kan du ägna åt denna första stund.
- Ge gärna en lite personlig introduktion av dig själv. Det är bra om deltagarna har webbkameran på vid presentationsmomentet, även om den inte ska vara på hela tiden.
- Berätta hur ni ska använda video, ljud och chatt. Antalet deltagare påverkar om du ska välja video, ljud eller bara chatt för dialogen i storgrupp. Video är dock alltid det bästa för att bygga relationer.
- Uppmana deltagarna att använda chatten flitigt redan från början, oavsett om de använder video och ljud eller inte. Hjälp dem gärna genom att till exempel ställa vardagliga frågor om favoriträtt, var de växte upp, om deras arbetsplats eller fackliga uppdrag.
- Var beredd på att allt kanske inte går perfekt. Tekniken kan skapa problem, vilket skapar stress. En deltagare kan få problem med sitt ljud och din utbildarkollega eller teknikansvariga kanske åker ur webbrummet en stund. Hjälps åt med att avdramatisera teknikstrul och håll en positiv ton. Då kommer deltagarna att uppleva det som en mycket mindre störning än du tror.
Spelregler
Precis som i andra utbildningssammanhang är det bra att enas om gemensamma spelregler. Spelreglerna varierar förstås mellan olika grupper och webbseminarier, men här är några vanligt förekommande.
- Vi deltar aktivt, bidrar med våra erfarenheter och tar ansvar för vårt eget lärande.
- Vi respekterar varandras åsikter och behov.
- Vi stänger av (mjutar) mikrofonen när vi inte pratar i storgrupp.
- Vi fokuserar på det som sker i webbseminariet och lägger mobilen åt sidan.
- Vi använder chattfunktionen för att begära ordet i storgrupp.
- Vi hjälps åt att vara lyhörda så att alla kommer till tals.
- Upplägg och tider för pauser ska vara tydliga.
- Vi hjälps åt att hålla överenskomna tider.
- Vi alla gör så gott vi kan utifrån de tekniska förutsättningar vi har.
Ta pauser ofta
Det tar på krafterna och koncentrationen att delta aktivt i ett längre webbseminarium. Under lunchen eller längre pauser är det bra att uppmuntra till rörelse och frisk luft.
- Berätta för deltagarna innan pausen startar vad ni ska göra efter pausen. Ge dem också gärna något att fundera på tills dess. Det är oerhört lätt att de lämnar utbildningstillfället mentalt och hamnar i mobilen, i samtal med en kollega eller i tvättstugan om de deltar hemifrån. Håll det digitala klassrummet öppet under hela dagen, även under lunchen och pauser. På så sätt har alla möjlighet till mer sociala samtal för dem som vill.
- Påbörja ett nytt pass efter pausen vid udda tider, till exempel klockan tolv minuter över tio. Det kan bidra till att deltagarna tar sig en extra titt på klockan.
- Använd webbseminarierummets timer för att visuellt visa hur långt det är kvar tills ni startar igen. Be om hjälp av teknisk support.
Att väcka engagemang och få aktiva deltagare
Det finns en del knep för att hålla engagemanget uppe på ett webbseminarium. Med tydlig struktur och bra spelregler kan du hålla deltagarna aktiva längre.
- Incheckning. Deltagarna kan få berätta vad de har lärt sig, tyckt var viktigast eller vad de minns starkast. Inled gärna med en kort incheckning efter varje längre paus. Det kan räcka med att de ska svara på något i chatten.
- Reflektera. Låt deltagarna reflektera tillsammans i smågrupper. Då blir det lättare för alla att få utrymme och våga ta plats. Använd grupprum om det finns eller låt deltagarna ringa varandra.
- Frågor. Ställ frågor muntligt och i chatten för att få igång dialog och erfarenhetsutbyte. Till exempel: "Räck upp handen om du...", "Hur fungerar det hos er med...", "Vilket sätt tycker du fungerar bäst för att...", "Vad tycker du är svårast med..", "Vilka är det vanligaste sätten jag nämnde i början..."
- Ge tid. Låt gärna deltagarna reflektera enskilt en kort stund innan de ska skriva i chatten. På så sätt får alla samma förutsättningar att delta och komma med idéer. Men börja spinna vidare på ämnet och fånga upp de första inläggen innan alla skrivit klart. Du kan sedan plocka upp nya inlägg vartefter. Annars är det lätt att de som behöver mer tid känner sig stressade, och att andra tappar fokus under pausen som uppstår.
- Bekräfta. Fånga upp det som sägs och återkoppla direkt till deltagarna med deras namn så att det blir mer personligt. Bekräfta när deltagarna lyfter idéer eller utmaningar, inte minst de som hittills varit mer passiva. Bekräfta gärna med "Bra tänkt…"
- Undersökningar. Du kan till exempel ställa frågor muntligt eller i chatten, till exempel "På en skala 1-5 hur..."
- Rörelser och aktiviteter. Låt deltagarna klappa eller rösta med händerna, applådera på teckenspråk eller göra "high fives" till varandra om webbkameran är på. Uppmana alla att på valfritt sätt få upp pulsen för en minut. Börja varje pass med att be alla sätta på ljudet och gemensamt hälsa varandra välkomna tillbaka. Det skapar ofta energi.
- Växla roller. Är ni två kursledare är det bra att dela upp arbetsuppgifterna. När den ena har huvudansvaret för en del kan den andra ha koll på vad som sägs i chatten, och tvärtom. Att ni byter roller emellanåt skapar variation både för er själva och för deltagarna.
Att få till ett bra avslut
Precis som en bra start vill vi förstås få till ett bra avslut. Här ger vi ungefär samma rekommendationer som för att summera och avsluta fysiska utbildningstillfällen.
- Summera. Gärna kort med stöd av en Powerpoint-bild med stödord. Alla brukar vara trötta i slutet.
- Reflektera. Låt deltagarna dela med sig av sina lärdomar. I körschemat finns ofta förslag på upplägg som hjälper deltagarna att bearbeta intrycken. Vanliga varianter är att få avsluta en mening, till exempel "Ett ord för min känsla just nu är..." eller "Dagens guldklimp/höjdpunkt var…"
- Förväntningar. Var tydlig med vad deltagarna förväntas göra i nästa steg om utbildningen fortsätter efter webbseminariet. Även om utbildningen är slut är det bra att ha med något framåtsyftande och handlingskraftigt, med fokus på att deltagarna har påbörjat en utvecklingsprocess. Be dem reflektera och avsluta meningar som till exempel: "Det första jag ska göra när jag kommer hem är...", "Jag ser fram emot att börja med/testa …", "När jag kommer tillbaka till arbetsplatsen..."
- Bekräfta. Lyft något positivt som kommit upp, använd deltagarnas namn och tacka för deras insats.
- Stanna. Berätta att du stannar kvar en stund för individuella frågor eller funderingar.
Uppföljning av utbildningstillfället
När utbildningen är avslutad har du några viktiga uppdrag kvar. Under utbildningens gång ansvarar du för att ha koll på vilka deltagare som deltar. När utbildningen är slut behöver du rapportera in deras närvaro till din kontaktperson i avdelningen.
Vi vill förstås ta reda på vad deltagarna tyckte om utbildningen och om det är något vi kan förbättra. Därför skickar vi ut en kursvärdering till alla deltagare i Visions lokala utbildningar. Du som har arrangerat en utbildning behöver se till att deltagarna är korrekt registrerade så att de får kursutvärderingen.
Kursutvärdering
Det är bra om du tillsammans med eventuell kursledarkollega reflekterar över hur utbildningen gick, både tillsammans och enskilt. Varje utbildning ger nya erfarenheter, så det är viktigt att du tar chansen och funderar över några frågeställningar.
Tips på frågeställningar
- Vad har jag lärt mig?
- Vad har fungerat bra?
- Vad kan jag utveckla?
- Vad kan jag dela med andra?
Få koll på begreppen
Det finns en uppsjö av begrepp för olika former av digitalt lärande och undervisning helt eller delvis på distans. Här får du koll på några av dem.
Distansutbildning
Det Vision kallar distansutbildning innebär att utbildningen helt eller delvis hålls på distans. Det betyder att både kursledare och respektive deltagare befinner sig i olika fysiska rum. Det finns många olika sätt att göra det på. Distansutbildning kan till exempel hållas på distans med inslag av flera fysiska träffar. Den kan också hållas enbart på distans.
Utbildningar som består av flera steg kallar vi för processutbildningar. Dessa utbildningar innehåller fler tillfällen utspridda över en längre tidsperiod.
Flexibelt lärande
Det finns många fördelar med distansutbildning. Begreppet flexibelt lärande är nära förknippat med distansutbildning och innebär att utbildningens upplägg tar hänsyn till deltagarnas individuella förutsättningar.
Exempel på flexibla inslag är att deltagarna har möjlighet att delta på distans när det passar, varifrån de vill och med möjlighet till repetition. Med distansutbildning slipper deltagarna resa, vilket frigör tid och leder till mindre miljöpåverkan. Deltagarna kan också applicera det de lär sig snabbare i sin vardag.
E-lärande och e-utbildning
E-lärande är en metod för att, med hjälp av digitalt stöd, tillgodose lärandet i en utbildning på distans. Det kan vara en renodlad e-utbildning, det vill säga en digital utbildning som du går helt på egen hand. I Visions utbildningsutbud finns ett antal e-utbildningar för förtroendevalda och medlemmar.
E-lärande kan också vara en kort föreläsning du ska titta på, en podd du ska lyssna på, ett test du ska göra eller dokument du ska läsa.
Blandat lärande
Blandat lärande beskrivs ofta på samma sätt som flexibelt lärande, men är inte riktigt samma sak. Flexibelt lärande kan ske helt på distans, medan blandat lärande alltid innehåller minst ett fysiskt tillfälle.
Syftet med blandat lärande är att utnyttja utbildningstiden på bästa möjliga sätt och samtidigt effektivisera deltagarnas lärprocess. Ett exempel är att låta deltagarna gå igenom teoridelar och lyssna på föreläsningar på egen hand, innan det fysiska utbildningstillfället. Då kan vi lägga mer tid på aktiv dialog, erfarenhetsutbyte och praktiskt arbete, som vår delaktighetspedagogik syftar till. Deltagarna får även tid att reflektera och samla på sig frågor och förslag från sin vardag till när gruppen ses.
Blandat lärande är något Vision eftersträvar i våra utbildningar. Det står i vår utbildningspolicy, som förklarar Visions pedagogiska grundsyn. Därför erbjuder Visions utbildningsenhet fysiska utbildningstillfällen med inslag av e-lärande före, under och efter.
Webbseminarium
Webbseminarier är sedan länge ett vanligt inslag i flera av Visions utbildningar. Här får våra deltagare tillfälle till dialog och erfarenhetsutbyte på distans.
Ett seminarium kan beskrivas som en undervisningsform för att uppnå effektivt lärande med krav på aktivt deltagande från alla deltagare. Ett webbseminarium har samma syfte, men det är förflyttat till ett virtuellt rum på nätet.
Visions utbildningsenhet har valt att använda just det svenska ordet webbseminarium som benämning för denna lärandeform. Andra vanliga benämningar är till exempel webinar, webinarium och webbinarium.
Utbildningsmaterial