Vad innehåller detta stödmaterial?
Frågor och svar
Vilken roll har jag som ombud i återgången till arbetsplatserna?
Under covid–19 pandemin har en hel del av Visions medlemmar jobbat på distans i någon utsträckning. Nu när rekommendationen om att jobba hemifrån har hävts kommer många arbetsgivare att planera för en återgång till arbetsplatserna. Du som är förtroendevald har en viktig roll i den processen och kan hjälpa till att identifiera risker och hitta lösningar. Detta görs bäst genom samverkan med arbetsgivaren och i dialog med medlemmarna.
Bjud gärna in medarbetare och chefer till en dialog och ta hjälp av dialogverktyget från Sunt arbetsliv om just det nya arbetslivet:
Vad ska jag prata om i samverkan?
Se lista med ämnen och frågeställningar längre ner.
Vår arbetsgivare tvingar tillbaka alla samtidigt
Det är inte att rekommendera att samtliga medarbetare återkommer på en gång till arbetsplatserna. Det finns fortfarande en risk för smitta. Visions rekommendation är att detta görs pö om pö och att varje steg ska riskbedömas och utvärderas. Vision uppmanar även arbetsgivare att i så stor utsträckning som möjligt tillåta ett flexibelt arbetsliv där medarbetarna kan påverka när och varifrån de arbetar även efter att smittorisken upphört.
Vår arbetsgivare har sagt upp lokaler vilket betyder att alla som vill vara på kontoret kanske inte kommer få plats
Det är arbetsgivarens skyldighet att tillse att arbetstagarna har en arbetsplats att utföra sitt arbete på som utgör en god arbetsmiljö. Arbetsgivare kan inte kräva att arbetstagare ska disponera hemmet som sin arbetsplats om inte det är överenskommet i anställningsavtalet.
Visions inställning är att individen i så stor utsträckning som möjlighet med hänsyn till verksamhetens behov ska kunna välja var hen utför sitt arbete.
Arbetsgivaren bör inte säga upp lokaler bör innan behovet av arbetsplatser analyserats. Helst bör arbetsgivaren tillämpa de regler för distansarbete som man avser att införa efter pandemin en längre tid där arbetsgivaren kan mäta beläggningsgraden av befintliga arbetsplatser och därefter tillsammans med förtroendevalda genomför förhandlingar om förändringarna.
Återgången har skapat konflikter och oro – många vill fortsätta jobba på distans i någon utsträckning
Vision vill se ett flexibelt arbetsliv för våra medlemmar där varje individ har möjlighet att påverka sin arbetssituation. Det gäller även varifrån man jobbar – i de fall där verksamheten inte nödvändigtvis kräver att man är på plats. Men detta är något som måste ske i dialog med arbetsgivaren och där man behöver ta hänsyn till många aspekter, såväl på verksamhetsnivå som på individnivå. Detta kan innebära att det fungerar för vissa på en arbetsplats att fortsätta jobba mer på distans, medans andra behöver vara på kontoret i en högre utsträckning. Från Visions perspektiv är det helt ok att det inte ser lika ut för alla och att situationen anpassas efter de individuella förutsättningarna.
Det viktigaste du kan göra som ombud är därför att initiera samtal mellan arbetsgivaren och medarbetarna där man försöker hitta lösningar som fungerar för båda parter. Det är viktigt att komma ihåg att det är arbetsgivaren som avgör varifrån arbetet ska utföras, det är inte en rättighet att jobba på distans.
Hur ska riskgrupper hanteras – ska de också återgå till kontoren – om de inte vill?
Arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön innebär bl.a. att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Smittrisken för eventuella riskgrupper ska därför vara en naturlig del i de riskbedömningar som arbetsgivaren bör göra kontinuerligt. Arbetsgivarens arbetsmiljöåtgärder bör följa Folkhälsomyndighetens aktuella rekommendationer men även inkludera de medarbetare som löper högre risk att drabbas för ohälsa.
Om man utgör en riskgrupp och är orolig för återgång till kontoret bör man föra en dialog med sin chef. Det är viktigt i detta skede av pandemin att i möjligaste mån försöka finna individuella lösningar för att dels förebygga ohälsa men även för att dämpa den oro som kan finnas bland vissa medarbetare.
Underlag för samverkan
Det som följer är förslag på aspekter att diskutera med arbetsgivaren. Förmodligen finns även lokala faktorer som ni behöver komma överens om.
Prata om hur ni vill ha det
- Dialog
Säkerställ så att medarbetare kan komma till tals, t ex vid APT, om hur man ser på återgången och eventuella förändringar. Hur och varifrån vill man jobba? Vilka för- och nackdelar finns med distans- vs jobb från arbetsplatsen? Ta hjälp av dialogverktyget från Sunt arbetsliv (länk)
- Ett flexibelt arbetsliv
För många arbetsplatser har det senaste året kunnat påvisa att det fungerar bra för både verksamhet och medarbetare att jobba, i alla fall en viss del av arbetstiden, på distans. Vision vill se ett flexibelt arbetsliv där individen har möjlighet att påverka både när, var och hur arbetet utförs. Det är därför bra om du som ombud uppmuntrar arbetsgivaren att lyssna in hur medarbetarna ser på sitt arbete efter pandemin. Hur vill man ha det – och till vilken grad kan detta fungera med verksamhetens behov? Förhoppningsvis kan varje arbetsplats hitta varianter som fungerar just för deras behov.
Det ska finnas tydliga riktlinjer för vad som gäller när man arbetar på distans. Här kan du hitta stödmaterial från Vision kring vad som gäller för till exempel arbetsmiljöansvar vid distansarbete .
- Finns en strategi för återgången?
Det är viktigt att återgången sker successivt och enligt en fastställd och kommunicerad plan.
- Ställ krav på täta riskbedömningar
Både innan och vid återgång till arbetsplatsen. Ta särskild hänsyn till medarbetare som tillhör en riskgrupp. Här finns råd och stöd kring riskbedömning.
- Behöver ni hjälp från företagshälsovården?
Är det aktuellt att anlita företagshälsovården eller annan expertis som stödexpertis när riskbedömningar ska göras?
- Kommunicera riskbedömningen
Arbetsgivaren ska informera samtliga medarbetare löpande om vad som gäller.
- Utvärdera
Sätt upp en plan för att utvärdera återgången med jämna mellanrum. Anpassa efter behov och var lyhörd för medarbetares frågor och eventuella oro.
- Säkerställ stöd till cheferna
Cheferna behöver relevant kompetens för att leda medarbetare som är både på plats och på distans.
- Återgå successivt
Alla behöver inte komma tillbaka samtidigt. Gör ett schema för vilka och hur många som kan vara på kontoret samtidigt.
- Placering i kontoret
Om ni har aktivitetsbaserat kontor – kan det vara läge att överväg att ha fasta arbetsplatser under en period? Eller funkar det bättre med fri placering för att hålla avstånd? Det är viktigt att kunna garantera tillräckliga avstånd för att motverka fortsatt smitta så länge en smittspridning finns i samhället.
- Gemensamma utrymmen
Arbetsgivaren bör placera ut handsprit och överväga extra städning av gemensamma utrymmen som kök, toalett, omklädningsrum, mötesrum etc.
- Fysiska möten
Det bör gå att säkerställa att ni alltid kan hålla avstånd om 1,5–2 meter vid möten. Genomför större möten med många personer i lokaler som tillåter avstånd mellan deltagarna. Digitala möten eller möten utomhus bör fortsatt vara alternativ.
- Digitala möten
Det bör vara tydligt vilka möten som är digitala och vilka som återgår i huvudsak till fysiska. Uppmuntra till så mycket självbestämmande i arbetsgrupperna som möjligt.
- Tydliga riktlinjer på arbetsplatsen
Det ska finnas tydliga rutiner, som alla känner till, för hur nära varandra man får vara samt påminnelser för god handhygien. Det ska även vara tydligt att man inte kommer till arbetsplatsen med symptom.
- Lyssna in och hantera oro
Hur ska oroliga medarbetare bemötas? Finns tydliga kanaler för att uttrycka oro?
- Resa till och från jobbet
Arbetsgivaren bkan uppmana medarbetarna att undvika att åka kollektivt till och från jobbet, särskilt under rusningstid - så länge smittspridning pågår. Uppmuntra till promenader och cykling om det fungerar.
Källa: Prevent, Sunt arbetsliv
Mer material
Digital checklista
Prevent har tagit fram en checklista som ni kan titta på tillsammans med arbetsgivaren – antingen digitalt eller som utskrift.
Mer om återgång, inklusive fler checklistor
från Prevent.
Dialogfrågor och stödmaterial
från Sunt arbetsliv
Tips för en säker återgång
Från Sunt arbetsliv
Riskbedömning i coronatider
från Sunt arbetsliv