Fortsatt gäller rekommendationerna från folkhälsomyndigheten om att inte ha folksamlingar större än 50 personer, vilket gör att många klubbar och avdelningar väljer att ha sina möten på distans. Vision kommer också ha två utbildningar för dig som vill administrera mötesverktyget VoteIT i din klubb eller avdelning.

FAQ digitala möten för klubbar och avdelningar

1. Vår klubb/avdelning planerar ett digitalt möte, hur ska vi göra?

Vad bra att ni i klubben/avdelningen planerar för ett digitalt möte.
I dessa tider är det jättebra att vi alla hjälps åt för att följa folkhälsomyndighetens rekommendationer. För de allra flesta klubbar och avdelningar är videomöten en bra form att ha digitala möten, såsom höstmöten, avdelningsmöten eller årsmöten. Det är positivt om ni använder det videomötessystem som era medlemmar är mest vana vid, t ex Teams eller Skype. Om ni inte har tillgång till ett videomötessystem kan ni höra av er till ert center. Centret har viss möjlighet till att erbjuda videmöten, men Vision har ett begränsat antal licenser, så ni behöver ha en dialog med ert center för att se vad som är möjligt.

2. Vår klubb/avdelning vill använda VoteIT för digitala möten!

Det går bra för klubbar och avdelningar att kostnadsfritt använda mötestjänsten VoteIT. Klubbar och avdelningar är själva ansvariga för att vara administratörer för systemet. Visions center kan i en uppstartsfas erbjuda visst stöd. VoteIT är en bra lösning för de klubbar eller avdelningar som har många deltagare på sina digitala möten eller slutna omröstningar, då ni kan diskutera och fatta beslut i systemet. Observera att systemet främst är uppbyggt för att användas under några dagars tid. Om din avdelning, klubb eller sektion vill skapa ett årsmöte i VoteIT, så hör ni av er till ert center. För att skapa ett årsmöte i VoteIT behöver ni ha en dagordning och förslag på beslut som ni lägger upp på er klubb eller avdelningssida på vision.se. Val läggs in enligt valberedningens förslag, sedan kan deltagarna även föreslå ytterligare nominerade kandidater för val. Tänk på att planera in gott om tid för förberedelser inför ert möte i VoteIT. Om det är första gången ni administrerar ett möte, så kan det ta ett litet tag att lära sig systemet.

3. Vi behöver en utbildning i VoteIT!

Självklart! Titta på videon högst upp på sidan så visar Kajsa Qvist dig hur du modererar i VoteIT.

4. Hur gör vi med GDPR och mötesinbjudningar?

Det är viktigt att följa GDPR även för digitala möten. Tänk på att alltid skicka ut mötesinbjudningar som hemliga kopior. En god idé är att ha en anmälan för de som ska delta på ert årsmöte, då kan ni skicka ut en möteslänk endast till de som aktivt har valt att delta på mötet. Hör gärna av er till Vision Direkt om ni har några frågor om GDPR och mötesinbjudningar!  

5. Har ni några tips och trix till våra deltagare i digitala möten?

Jajamensan, visst har vi det! Se länk nedan för tips om digitala möten! https://vision.se/tidningenvision/arkiv/2020/nr1/sa-far-du-digitala-moten-att-funka/

Och ska eller vill du planera och/eller genomföra en utbildning digitalt? Här hittar du tips och råd från utbildningsavdelningen hur du ska gå till väga.