När du ska hålla i ett webbseminarium behöver du köra det från en dator. Du behöver vara på en plats med stabil internetuppkoppling för att undvika hack och fördröjningar. Då du deltar med ljud och bild behöver du en webbkamera och mikrofon.

Vi rekommenderar att du använder ett USB-headset, vilket ger ett behagligt ljud för dem som ska lyssna. Det finns en uppsjö av USB-headset att välja mellan på marknaden. Det är smak och tyckte samt pris som styr. Vissa gillar till exempel lurar som täcker hela örat för att stänga ut annat ljud. Andra tycker om en nättare variant vilken funkar lika bra när man sitter på en lugn plats.

Det finns många verktyg och plattformar att välja mellan för att mötas på distans. Fundera över vad ni har för behov. Vill ni till exempel dela in deltagare i grupprum behöver verktyget ha en funktion för detta.

Finns det redan en plattform för digitala möten på din arbetsplats? I så fall kan det vara ett bra alternativ att använda den. Prata med er IT-avdelning för råd och stöd. Här hittar du en kort kravspecifikation som kan vara till hjälp i dialogen.

I Sensus digitala verktygslåda finns en bra handledning för att kom igång med plattformen Zoom. Du kan läsa den här: https://digitalaverktyg.sensus.se/material/kom-igang-gratis-med-tjansten-zoom

Testa alltid all din teknik i god tid innan webbseminariet. Fungerar till exempel ditt USB-headset och webbkamera? Är de programvaror du behöver uppdaterade och har du bra internetuppkoppling? Går det att ladda upp det material du önskar? Genom att identifiera det som inte fungerar i god tid får du möjlighet att lösa eventuella problem utan stress.

Även ett längre webbseminarium har inplanerade pauser är det viktigt att du har det bekvämt. Undvik att ha ett fönster i ryggen då det skapar motljus i webbkameran. Anpassa kamerans placering och ditt avstånd till den så att du är mitt i bild och syns bra. Välj en lugn plats för att lättare orka hålla fokus och inte bli störd av annat som händer runt dig. Tänk på att övriga deltagare ser vad du har bakom dig.

• Som kursledare behöver du förstås ha bra koll på upplägg, körschema och detaljer i varje moment. Räkna med att du kommer behöva lägga mer tid på dessa förberedelser när du ska utbilda på distans genomfört med när du planerar inför ett fysiskt utbildningstillfälle.
• Beroende på grupp kan deltagarna behöva din hjälp med att komma igång med samtal under de mer sociala stunderna som exempelvis när dagen inleds och vid fikapauser. Förbered därför ett antal bra samtalsämnen som du kan starta när det behövs.
• Sammanställ länkar och annat som du vill att publicera i chatten under webbseminariets gång i förväg. På så sätt blir det lättare att hålla den röda tråden och inte tappa fokus på gruppen.
• Då webbseminariet kommer köras på din skärm kan det vara bra att i förväg skriva ut sådant du behöver ha tillgång till så som deltagarförteckning och körschema. Har du tillgång till två skärmar eller en surfplatta kan du använda den ena enheten för att titta på dessa dokument.
• Det finns många fördelar med att vara två kursledare eller ha stöd av en moderator. Då kan ni turas om att ha koll på chatten, fånga upp vad deltagare skriver och återkoppla med svar. Snabb återkoppling uppskattas och gör att deltagarna känner sig sedda och ökar engagemanget.
• Finns det möjlighet är det bra att ha en person med som kan ta ansvar för tekniken. Det gör att du som kursledare kan fokusera helt på gruppen och innehållet.
• Öppna gärna upp webbseminarierummet en stund innan ni startar för att alla ska ha gått om tid att få igång sin utrustning. Då har ni möjlighet att lösa deltagares eventuella tekniska problem innan ni ska börja.

Så är det dags att dra igång och hälsa alla välkomna. För att få igång engagemang redan från start och bekräfta att alla hör och ser dig kan du uppmuntra deltagarna att skriva ett hej i chatten eller varför inte rapportera in vädret där de befinner sig.

Visst kan det kännas ovant att hälsa på varandra för första gången via en webbkamera istället för i ett fysiskt rum. Vi kan tappa lite av vår vanliga spontanitet och möjlighet att läsa av varandra via bland annat kroppsspråk. Men den där känslan brukar snabbt gå över när du är avslappnad och vågar bjuda på sig själv, trots den ovana lärmiljön. Deltagarna blir tryggare när de får en bild av hur de får förhålla sig till mediet och till varandra.

Några tips:

• Var på plats i god tid och småprata med deltagarna vart efter de kommer in. Desto längre tid ni ska tillbringa tillsammans, ju mer tid kan du ägna åt denna första stund.
• Bjud gärna på en lite personlig introduktion av dig själv. Även om deltagarnas webbkamera inte ska vara på hela tiden i storgrupp är presentationsmomentet ett tillfälle då det är bra om deltagarna ändå har den på.
• Deltagarantalet påverkar valet av video, ljud eller bara chatt för dialogen i storgrupp. Video är dock alltid det bästa för att bygga relationer.
• Oavsett om deltagarna använder video och ljud eller bara har tillgång till chatten ska du redan från början uppmana dem till att använda chatten flitigt. Hjälp dem gärna genom att till exempel ställa vardagliga frågor om favoriträtt, var de vuxit upp, om deras arbetsplats eller fackliga uppdrag.
• Allt går kanske inte perfekt. Tekniken kan skapa problem, vilket då skapar stress. En deltagare kan få problem med sitt ljud och din utbildarkollega eller den som ska vara ansvarig för tekniken kanske åker ur webbrummet en stund. Var förberedd på att detta kan hända. Hjälps ni åt med att avdramatisera teknikstrul och håller en positiv ton så kommer deltagarna uppleva detta som en mycket mindre störning än du tror.

Precis som i andra utbildningssammanhang är det bra att enas om gemensamma spelregler. Spelreglerna varierar förslås mellan olika grupper och webbseminarier, men här är några vanligt förekommande.

Några exempel:

• Vi deltar aktivt, bidrar med våra erfarenheter och tar ansvar för vårt eget lärande
• Vi respekterar varandras åsikter och behov
• Vi stänger av (mutar) mikrofonen när vi inte pratar i storgrupp
• Vi fokuserar på det som sker i webbseminariet, vi lägger mobilen åt sidan
• Vi använder chattfunktionen för att begära ordet i storgrupp
• Vi hjälps åt att vara lyhörda så att alla kommer till tals
• Upplägg och tider för pauser ska vara tydliga
• Vi hjälps åt att hålla överenskomna tider
• Vi alla gör så gott vi kan utifrån de tekniska förutsättningar vi har

Det tar på krafterna och koncentrationen att delta aktivt i ett längre webbseminarium. Under lunchen eller längre pauser är det bra att uppmuntra till rörelse och frisk luft. 

Några tips:

• Berätta för deltagarna innan pausen startar vad ni ska göra efter pausen. Ge dem också gärna något att fundera på tills dess. Det är oerhört lätt att de lämnar utbildningstillfället mentalt och hamnar i mobilen, i samtal med en kollega eller i tvättstugan om de deltar hemifrån. Håll det digitala klassrummet öppet under hela dagen, även under lunchen och pauser. På så sätt har alla möjlighet till mer sociala samtal för dem som vill.
• Påbörja ett nytt pass efter pausen vid udda tider, till exempel kl tolv minuter över tio. Det kan bidra till att deltagarna tar sig en extra titt på klockan.
• Använd webbseminarierummets timer för att visuellt visa hur långt det är kvar tills ni startar igen. Be om hjälp av teknisk support.

Det finns en del knep för att hålla engagemanget uppe på ett webbseminarium. Med tydlig struktur och bra spelregler kan du hålla deltagarna aktiva längre.

Tips på metoder:

• Incheckning Deltagarna kan få berätta vad de lärt sig, tyckt var viktigast eller vad de minns starkast. Inled gärna med en kort incheckning efter varje längre paus. Det kan räcka med att de ska svara på något i chatten.
• Reflektera Låt deltagarna göra detta tillsammans i smågrupper. Då blir det lättare för alla att få utrymme och våga ta plats. Använd grupprum om det finns eller låt deltagarna ringa varandra.
• Frågor Ställ frågor muntligt och i chatten för att få igång dialog och erfarenhetsutbyte, till exempel ”Räck upp handen om du...”, ”Hur fungerar det hos er med...”, ”Vilket sätt tycker du fungerar bäst för att...”, ”Vad tycker du är svårast med..”, ”Vilka är det vanligaste sätten jag nämnde i början...”
• Ge tid Låt gärna deltagarna reflektera enskilt en kort stund innan de ska skriva i chatten så att alla har samma förutsättningar att delta och komma med idéer. Men istället för att vänta på att alla skrivit klart kan du börja spinna vidare på ämnet och fånga upp de första inläggen. Du kan sedan plocka upp nya inlägg vart efter. Annars är det lätt att de som behöver mer tid känner sig stressade och pausen som uppstår kan samtidigt göra att andra tappar fokus.
• Bekräfta Fånga upp det som sägs och återkoppla direkt till deltagarna med deras namn så det blir mer personligt. Bekräfta när deltagarna lyfte idéer eller utmaningar, inte minst de som hittills varit mer passiva. Bekräfta gärna, ”Bra tänkt…”.
• Undersökningar Du kan till exempel ställa frågor muntligt eller i chatten, till exempel ”På en skala 1-5 hur..”.
• Rörelser/aktiviteter Låt deltagarna klappa eller rösta med händerna, applådera på teckenspråk eller göra ”high fives” till varandra om webbkameran är på. Uppmana alla att på valfritt sätt få upp pulsen för en minut. Börja varje pass med att be alla sätta på ljudet och gemensamt hälsa varandra välkomna tillbaka. Det skapar ofta energi.
• Växla roller Är ni två kursledare är det bra att dela upp arbetsuppgifterna. När en av er till exempel har huvudansvaret för en del kan den andre ha koll på vad som sägs i chatten och tvärt om. Att ni byter roller emellanåt skapar variation både för er själva och för deltagarna.

Precis som en bra start vill vi förstås få till ett bra avslut. Dessa tips ser ut på ungefär samma sätt som vi brukar rekommendera att summera och avsluta vid fysiska utbildningstillfällen.

Tips på metoder:

• Summera gärna kort med stöd av en ppt-bild med stödord, alla brukar vara trötta i slutet.
• Reflektera Låt deltagarna dela med sig av sina lärdomar. I körschemat finns ofta förslag på upplägg som hjälper deltagarna att bearbeta intrycken. Vanliga varianter är att få avsluta en mening, till exempel ”Ett ord för min känsla just nu är...” eller ”Dagens guldklimp/höjdpunkt var…”.
• Förväntningar Var tydlig med vad deltagarna förväntas göra i ett eventuellt nästa steg om utbildningen fortsätter efter genomfört webbseminarium. Även om utbildningen är slut är det bra att ha med något framåtsyftande och handlingskraftigt som fokuserar på att deltagarna har påbörjat en utvecklingsprocess. Be dem reflektera och avsluta meningar som till exempel: ”Det första jag ska göra när jag kommer hem är... ”, ”Jag ser fram emot att börja med/testa …”, ”när jag kommer tillbaka till arbetsplatsen...”.

• Bekräfta något positivt som kommit upp, använd deltagarnas namn och tacka för deras insats.
• Stanna Berätta att du stannar kvar en stund för individuella frågor eller funderingar.

• Vad har jag lärt mig?
• Vad har fungerat bra?
• Vad kan jag utveckla?
• Vad kan jag dela med andra?

Det Vision kallar distansutbildning innebär att utbildningen helt eller delvis hålls på distans. Det betyder att både kursledare och respektive deltagare befinner sig i olika fysiska rum. Det finns många olika sätt att göra det på. Distansutbildning kan till exempel hållas på distans med inslag av flera fysiska träffar. Den kan också hållas enbart på distans.

Utbildningar som består av flera steg kallar vi processutbildningar. Dessa utbildningar innehåller fler tillfällen utspridda över en längre tidsperiod.

Det finns många fördelar med distansutbildning. Begreppet flexibelt lärande är nära förknippat med distansutbildning och innebär att utbildningens upplägg tar hänsyn till deltagarnas individuella förutsättningar. Exempel på flexibla inslag kan vara att deltagarna har möjlighet att på distans delta när det passar, varifrån de vill och med möjlighet till repetition. Med distansutbildning slipper deltagarna resa, vilket frigör tid och leder till mindre miljöpåverkan. Det deltagarna lär sig kan också snabbare appliceras i deras vardag.

E-lärande är en metod för att, med hjälp av digitalt stöd, tillgodose lärandet i en utbildning på distans. Det kan vara en renodlad e-utbildning, en digital utbildning du går helt på egen hand. I Visions utbildningsutbud finns ett antal e-utbildningar för förtroendevalda och medlemmar. E-lärande kan också vara en kort föreläsning du ska titta på, en pod du ska lyssna på, ett test du ska göra eller dokument du ska läsa.

Med avstamp i Visions utbildningspolicy, som förklarar vår pedagogiska grundsyn, är blandat lärande något vi eftersträvar i våra utbildningar. Det innebär att Visions utbildningsgrupp erbjuder fysiska utbildningstillfällen med inslag av e-lärande före, under och efter. Blandat lärande beskrivs ofta på samma sätt som flexibelt lärande, som vi nämnt tidigare, men de är inte riktigt samma sak. Flexibelt lärande kan ske helt på distans, medan blandat lärande alltid innehåller minst ett fysiskt tillfälle.

Syftet med ett upplägg byggt på blandat lärande är att utnyttja utbildningstiden på bästa möjliga sätt och samtidigt effektivisera deltagarnas lärprocess. Genom att till exempel först låta deltagarna gå igenom teoridelar och lyssna på rena föreläsningar på egen hand, innan det fysiska utbildningstillfället, sparar vi massor av tid för det vi verkligen tycker är viktigt. Då kan vi lägga mer tid på aktiv dialog, erfarenhetsutbyte och praktiskt arbete som vår delaktighetspedagogik syftar till. Detta ger även deltagarna tid för reflektion och möjlighet att samla på sig frågor och förslag från sin vardag till övriga gruppen när man ses.

Webbseminarer är ett vanligt inslag i flera av Visions utbildningar sedan länge. Här får våra deltagare tillfälle till dialog och erfarenhetsutbyte på distans. Ett seminarium kan allmänt beskrivas som en undervisningsform för att bland annat uppnå effektivt lärande med krav på aktivt deltagande från alla deltagare. Ett webbseminarium har samma syfte, men det är förflyttat till ett virtuellt rum på nätet.

Visions utbildningsgrupp har sedan länge valt att använda just det svenska ordet webbseminarium som benämning för denna lärandeform medan andra vanliga benämningar är till exempel webinar och webinarium.