Tajt ledning backar upp kommunens chefer

Samarbete över gränserna underlättar arbetet för de kommunala cheferna i Vingåkers kommun. Oavsett nivå. Såväl kökschefen på ett äldreboende som kommunchefen lutar sig mot den grupp som utgör kommunens ledningsstöd.

Det är måndag morgon. För Mattias Edvinsson, kökschef på Humlegårdens äldreboende, är det första dagen på jobbet efter en tids föräldraledighet. Men ett utbrott av corona bland kommunens kökspersonal fick honom på tårna redan under helgen.

Tillsammans med Vingåkers måltidschef och tillförordnad samhällsbyggnadschef Susanne Jaktlund togs beslutet att stänga två kök, beordra personal i karantän, flytta på andra och tänka kreativt kring matproduktionen så att de boende ska slippa äta gröt till lunch och middag.

Nu står de på lastkajen utanför köket och summerar. Mattias Edvinsson ser en arbetsvecka med sena kvällar framför sig men känner sig ändå nöjd.

– Det har gått bra. Det blir köttbullar till lunch som bestämt, med närodlad, egenskalad, ekologisk potatis, säger han och pekar på en säck bredvid fötterna.

Hjälp med juridik och kommunikation

Susanne Jaktlund tog snabbt kontakt med kommunens ledningsstöd, dels för att reda ut hur det funkar rent rättsligt när man tvingas beordra personal till isolering eller till att arbeta övertid, dels för att få hjälp att berätta om situationen för kommunens invånare.

– Det är så skönt att ha ledningsstödet att vända sig till. De är med och tänker vad som ska kommuniceras ut och hur det ska göras, det är ett aktivt samarbete, säger hon.

Mattias Edvinsson, kökschef på Humlegårdens äldreboende har en snabb genomgång av läget med Susanne Jaktlund, måltidschef och tillförordnad samhällsbyggnadschef i Vingåker.

Att kommuner har en funktion som kallas ledningsstöd är inte ovanligt. Tanken är att chefer på olika nivåer, exempelvis inom äldreomsorg, skola och förskola, ska kunna få hjälp med sådant de inte själva är experter på, som ekonomi, IT, kommunikation eller personalfrågor. Men det som Vingåkers kommun har utvecklat är just samarbetet mellan dessa funktioner.

Får svar även på följdfrågan

– I andra kommuner där jag jobbat är det mer ett stuprörstänk. Ställde jag en fråga till HR fick jag svar på just den frågan men sedan tog det stopp. Här får jag svar på mina följdfrågor på en gång, även frågor jag inte visste att jag hade, säger Susanne Jaktlund.

Ny rapport: Chefsstöd saknas ofta

För henne är det värdefullt med en organisation som har bra koll både på hennes egen verksamhet och på kommunen som helhet. Med hjälp av ledningsstödet kan hennes behov kopplas ihop med de funktioner som behövs.

– Om jag har en fråga eller en idé så skickar jag ett mejl till ledningsstödet som tar hand om den och kommer tillbaka med en lösning. Man blir väldigt servad.

Hjälp i skolmatsprojekt

Som kring satsningen #paybackgeneration, som hon lanserat ihop med bland andra Mattias Edvinsson. Idén är att elever ska kunna välja en hållbar rätt från menyn i skolrestaurangen. Genom ett system med faddrar och sponsorer går en summa pengar till WWF för varje portion som eleverna väljer.

I andra kommuner där jag jobbat är det mer ett stuprörstänk. Ställde jag en fråga till HR fick jag svar på just den frågan men sedan tog det stopp.

Susanne Jaktlund

Projektet har blivit lyckat och en anledning är just kommunens ledningsstöd, menar Mattias Edvinsson. De fick hjälp med ekonomi, kontraktsskrivning och kontakt med näringslivet. Och kommunikations- och IT-enheten skapade en app, en Facebook-sida och en egen e-postadress.

– Alla ville att det skulle bli rätt från början och de hittade lösningar som vi själva inte ens tänkt på. Kommunikatörerna bara haglade idéer. Det gick väldigt lätt och känns otroligt proffsigt, säger Mattias Edvinsson.

Kaos i början

De tre som ansvarar för Vingåkers ledningsstöd har jobbat tillsammans sedan modellen infördes runt 2014. I själva verket är det de själva som utvecklat det sätt de arbetar på i dag. Som ofta vid en förändring startade det med kaos. Flera chefsbyten satte igång nya processer och det hände mycket på kort tid.

– Vi befann oss i en väldigt turbulent tid. Det var mycket arbete som landade på var och en och det blev ganska protektionistiskt. Ett tag gick vi helt enkelt på knäna, berättar Maria Pestrea som är IT- och kommunikationschef.

Det var där nere, på knä, som hon och hennes kolleger, ekonomichef Elin Höghielm och HR-chef Mattias Gustafsson, kom fram till att de måste börja samarbeta. Även om alla tre fortfarande har ansvar för sina egna enheter ligger ett stort fokus på samverkan och de ser sitt arbete som gemensamt.

– Nu har vi samlat resurserna i ledningsstödet och försöker hitta synergier på alla nivåer. Vi tror det ger bättre effekt än om man jobbar var för sig, säger Maria Pestrea.

Har helikopterperspektiv

Fokus ligger på att underlätta för cheferna i verksamheterna. Den som arbetar inom äldreomsorgen behöver inte fundera över hur ett beslut kan påverka en förskollärare, men de som jobbar med ledningsstödet måste hela tiden ha ett helikopterperspektiv för att inte glömma bort hur deras arbete påverkar kommunens medarbetare.

– Det är viktigt att vi har en medvetenhet om chefernas utmaningar. Jag kan tycka att en förändring inom IT är

den bästa. Men är den bäst för mig och mina tekniker eller är den bäst för chefen där ute och medarbetarna? Vi påminner ständigt varandra om vilka vi är till för, säger Maria Pestrea.

Mattias ­Edvinsson är nöjd med kommunens ledningsgrupp som hjälpt till i ett projekt med hållbar skolmat där pengar donerats till WWF.

Rekrytering är ett givet område, där kommunens HR-strateger jobbar nära både kommunikatörer, IT- och ekonomienheten.

– Den som söker ett jobb i Vingåker ska bli bemött likadant, oavsett vilken enhet och chef det gäller. Vi vill ha en enhetlig process. När en chef behöver rekrytera så går en HR-strateg in och hjälper hela vägen, säger HR-chef Mattias Gustafsson.

Hälper kommunchefen med kollen

En gång i veckan har de tre enhetscheferna möte, för tillfället digitalt. Varannan vecka deltar även kommunchefen, Ralf Hedin.

– Jag lutar mig väldigt tungt mot den här gruppen, säger han med blicken på de tre cheferna på skärmen.

– De ser hela kommunen, alla områden och är med i alla viktiga frågor på ett eller annat sätt. Jag skulle aldrig kunna ha den koll som de har.

På dagordningen denna tidiga morgon står bland annat frågan om en kommande upphandling, semesterplanering och en IT-fråga som också speglar ledningsstödets funktion. Ska prognoserna för framtida IT-investeringar skötas av respektive förvaltning eller centralt av IT-förvaltningen?

– Bra att alla kommer in med underlag så att det inte blir ad hoc. Men de kanske behöver ett stöd av något slag för att göra sina beräkningar, föreslår ekonomichefen Elin Höghielm.

Att så mycket av styrkan i ledningsstödet hänger på de tre cheferna kan vara sårbart. Men fördelarna överväger, menar Mattias Gustafsson.

– Vi kan varandras verksamheter, inte sakområdet men tillräckligt för att kunna hoppa in för varandra vid behov – det ger stabilitet.