Forskare: Så skapar du som chef en framgångsrik organisation

Motiverade medarbetare, ordning på ekonomin och nöjda klienter. Vissa verksamheter lyckas på alla områden samtidigt. Kvalitetsforskaren Henrik Eriksson har undersökt hur du som chef kan nå dit med din organisation.

Alla verksamheter finns till för andra människor: Medborgare, kunder, klienter eller patienter. Att leverera hög kvalitet till dem är själva definitionen av en bra verksamhet, men också något som många chefer glömmer bort i dagens arbetsliv. Det menar Henrik Eriksson, biträdande professor vid Chalmers med 20 års forskning om framgångsrika organisationer bakom sig. Nu har han sammanfattat sina resultat i boken Sveriges bästa verksamheter.

– Vi har en välfärdskris just nu där pengarna inte räcker för att leverera det medborgarna vill ha. Utifrån det tror jag att organisationer behöver våga prova något nytt.

Henrik Eriksson har sammanfattat lyckade organisationers arbetssätt i fem principer. Den första handlar om att verksamheterna drivs av ett tydligt syfte. Där har chefen en ständig dialog med medarbetarna om människorna de är till för.

– Det bästa sättet att få reda på behoven är att fråga exempelvis brukarna på äldreboendet eller deras anhöriga: Hur funkar det? Det gäller att bygga in det så att medarbetarna får feedback i den dagliga verksamheten. Inte samla svar i enkäter, det blir för abstrakt.

Den andra principen fokuserar på värdeskapande processer och nätverk. Det innebär att olika avdelningar jobbar tillsammans för att öka kvaliteten i arbetet.

– Här har chefen en viktig roll i att uppmuntra nya kontaktytor och samarbeten så att medarbetarna får en förståelse för hela flödet. Då blir det lättare att förstå varför problem uppstår och att göra något åt dem.

Princip nummer tre handlar om att det finns ett ledarskap som uppmuntrar medarbetarna till nytänk.

– Det som är slående när jag studerar Sveriges bästa verksamheter är att det finns ett ledarskap som vill utveckla. Cheferna har förstått att varje system är designat för att få de resultat man får. Ska resultatet bli annorlunda behöver systemet ändras.

Motivation utgör den fjärde principen och är något som genomsyrar riktigt framgångsrika organisationer, till skillnad från majoriteten av de svenska arbetsplatserna.

– Studier visar att bara 14 procent av alla medarbetare i Sverige är motiverade. Dagens organisationer är sällan uppbyggda för att skapa motivation. I stället har vi byggt in kontroll och styrning, som vi vet sänker motivationen. Ett gott ledarskap bygger på förtroende.

I de verksamheter han studerat uppmuntras självstyre hos medarbetarna, som får ansvar och frihet att lösa uppgifter efter eget huvud. De får kompetensutveckling och sporras att utvecklas i sina yrkesroller.

Den femte och sista principen är ett resultat av de fyra andra.

– Den handlar om att verksamheten faktiskt gör förbättringar. De har inte fastnat i någon analys, utan skapat en kultur där de gör saker bättre hela tiden. De vågar experimentera och testa nya sätt att arbeta.

Offentlig sektor domineras av en strävan efter att efterleva olika regler, menar Henrik Eriksson. Han vill slå ett slag för att lämna det tankesättet och i stället fokusera på förbättringar.

I dag jobbar många chefer i offentliga verksamheter som är hårt ekonomiskt pressade. Har de råd att börja förbättra?

– Forskningen, både i Sverige och internationellt, är enig om att organisationer som är bra på verksamhetsutveckling också får bättre ekonomiska resultat. Ligger fokus på att förbättra och minimera fel så frigörs också resurser.

Ett exempel är Karlskoga lasarett, som vann utmärkelsen Svensk kvalitet 2012. Sjukhuset hade problem med vårdrelaterade infektioner som krävde långa inläggningar. Genom att se till att rutiner för bland annat handhygien verkligen följdes lyckades de minska antalet infektioner. Kvaliteten ökade för patienterna samtidigt som antalet vårddagar minskade, vilket gav en kostnadsbesparing.

– De gjorde enkla förbättringar och fokuserade på verksamhetens syfte och mål.