Finner likheter i olikheter

Olika verksamheter men samma slags ledarskapsproblem. Det inser de chefer som deltar i Stockholms stads utvecklingsgrupper för chefer. Och gruppsamtalen leder oftast till att hitta lösningar på problemen.

Jodå, det finns likheter mellan Anna-Karin Kullberg och Helene Sjöblom. De är i ungefär samma ålder och har båda arbetat som chefer i tjugo år. De är också båda anställda av Stockholms stad som enhetschefer. Men medan Anna-Karin Kullberg arbetar inom socialtjänsten har Helene Sjöblom ansvar för skolpersonal, och deras arbetsplatser ligger i olika stadsdelar – Farsta respektive Östermalm.

Nu har de inte setts på fem månader och medan vi går från Stockholms Central mot Riddarfjärden, där bilderna av dem ska tas, pratar de två oavbrutet om vad som hänt sedan sist. Då hade de en tionde och sista träff med den utvecklingsgrupp där de, i tio tretimmarspass under loppet av ett år, har stött och blött ledarskapsfrågor. Och varje gång kommit fram till att:

– Alla hade exakt samma slags problem.

De säger det nästan i mun på varandra.

– Det var verkligen slående att det var så varje gång. Och ändå hade vi helt olika arbetsplatser, säger Anna-Karin Kullberg.

Själv hade hon nyss börjat som enhetschef inom socialtjänsten i förorten Farsta då utvecklingsgruppen startade, efter att tidigare ha haft en liknande tjänst i en annan kommun.

– Det var min chef som tipsade om möjligheten. Jag tänkte att det, om inte annat, var ett bra sätt att lära sig hur organisationen i Stockholms stad ser ut.

Helene Sjöblom å sin sida, kände att hon efter drygt fem år som administrativ chef på barn-och utbildningsförvaltningen hade behov av ”något utöver det vanliga jobbet”. Hon fann utvecklingsgrupperna på stadens hemsida, gillade upplägget och tyckte det lät spännande att bolla erfarenheter med chefer i andra förvaltningar.

I gruppen fick hon och Anna-Karin Kullberg bland annat möta en rektor och personer som chefade i kök, på bibliotek och på exploateringskontoret.

Tanken med mixen är att samtalen ska stärka ledarskapet utan att man fastnar i verksamhetsfrågor, berättar Helena Huitfeldt, HR-strateg vid Stockholms stads stadsledningskontor. Det är hon som tillsammans med en kollega samordnar grupperna.

– Och så är det väldigt viktigt med trygghet och tillit för att de verkligen ska kunna dela med sig av sina utmaningar. Därför låter vi alla kolla att inte någon granne, före detta arbetskamrat eller så är med i gruppen innan vi startar. Man ska helst inte ha någon relation alls till de andra, säger Helena Huitfeldt.

Det går ju bra i en stor kommun som Stockholm. Men om man vill jobba på liknande sätt i en mindre organisation?

– Då brukar vi föreslå att man samarbetar med andra, till exempel över kommungränserna, säger Helena Huitfeldt, som ofta tar emot studiebesök från andra kommuner och organisationer som är intresserade av metodiken.

Stockholms stad började med chefsutvecklingsgrupperna 2006, och genom årens lopp har omkring 1 500 chefer deltagit. Sedan några år tillbaka erbjuds också utvecklingsgrupper för medarbetare, eftersom utvärderingarna visat så goda resultat.

Själva upplägget går ut på att varje gruppdeltagare till varje träff har med sig en aktuell frågeställning att presentera för de andra.

– Eftersom vi hade förbundit oss att inget skulle spridas utanför gruppen kunde det bli ganska in på skinnet, säger Anna-Karin Kullberg, som särskilt minns en gång då hon själv berättade om ett problem.

– Jag hade berättat om det för min chef, men här kunde jag visa min ilska. Det gjorde att gruppen hjälpte mig att se att jag var väldigt känslomässig när det gällde det caset och så kunde jag fundera på vad det stod för. Det kändes väldigt bra och gjorde att jag förstod saker om mig själv.

När alla dragit sina ”fall” väljer gruppen ut ett av dem för fortsatt diskussion. De ställer öppna frågor för att få en bra grund att stå på.

– Däremot får de inte komma med förslag på lösningar redan då. I så fall blir de stoppade av samtalsledaren.

Samtalsledarna är personer som själva arbetar i Stockholms stad och som fått en särskild utbildning i metoden, men också i grupputveckling, kommunikation med mera. Många av dem har själva varit med i en utvecklingsgrupp tidigare.

När gruppen fått förutsättningarna för dagens fall klara för sig sätter de sig i så kallade bikupor och formar hypoteser om varför problemet uppstått.

– Då får man sitta och lyssna utan att själv säga något. Det var häftigt att höra de andra diskutera mig och mitt dilemma. Ofta var det saker som jag själv inte hade tänkt på, säger Helene Sjöblom.

– Det var jätteskönt att få chansen att sätta ord på vad jag tampades med, säger Anna-Karin Kullberg. Ibland kunde de andra till och med säga att problemen var för stora för att hanteras ensam.

Inte minst var det värdefullt att få tid att reflektera, konstaterar de båda.

I passens sista del var det så dags för lösningsförslagen eller kanske snarare de ­
verktyg som skulle kunna leda till en lösning.

– Det man märkte då, var att det inte fanns bara en väg att gå. Det har jag tagit med mig, säger Helene Sjöblom.

Framför allt erfor både hon och de andra gruppdeltagarna att de, efter att ha fått sina ärenden genomlysta såhär, kunde gå tillbaka till jobbet med såväl styrka och verktyg att lösa situationen. Vid nästa träff var nyfikenheten alltid stor från de andra: hur har det gått?

Själva fallen kunde röra sig om allt från hur man som chef ska hantera en medarbetare som missköter sig till hur man ska sortera och prioritera bland alla olika arbetsuppgifter.

– Vi pratade mycket om vad som är görbart och inte, säger Anna-Karin Kullberg, som tycker det var ”tröstande” att inse att många chefer tampas med liknande problem och hanterar dem på likartade sätt.

Att hon och Helene Sjöblom tycker de haft nytta av utvecklingsgruppen är uppenbart och båda har funderingar på att framöver försöka bli samtalsledare, eftersom de gillar metoden och dessutom tror att den i viss mån skulle gå att tillämpa inom den egna organisationen.

Och även om det gått en tid och minnena bleknat lite, säger de båda att de fortfarande, då de står inför ett dilemma, i andanom kan höra de andras röster och tankar på lösningsförslag.