Ny metod gör fler delaktiga

Cheferna saknar handfast stöd för att jobba med den organisa­toriska och sociala arbetsmiljön, visar Chefen i fokus undersökning. I Trollhättan ingår Hanna Johansson Mikkola och flera andra enhetschefer i ett försök att ge cheferna det de saknar.

Snart är det dags igen för enhetschefen Hanna Johansson Mikkola och de anställda på boendet Humlevägen 12 att samlas för att checka av arbetsmiljön på jobbet. De arbetar på ett gruppboende för personer med funktionsnedsättning och är en av de personalgrupper inom omsorgsförvaltningen i Trollhättan som är med och testar Stamina. En metod där de får chansen att fortlöpande kartlägga och förbättra sin arbetsmiljö.

Innan träffen i slutet av november har alla hennes medarbetare för tredje gången det här året individuellt svarat på frågan: vad kännetecknar din arbetssituation just nu? Dessutom har de graderat sina svar på två skalor: inställningen till varje kännetecken samt möjligheten att påverka sin situation. Svaren ligger till grund för en så kallad kraftkarta som visar det aktuella läget på arbetsmiljöfronten. Med utgångspunkt från den drar sedan diskussionerna igång om vad som behöver göras.

Hanna Johansson Mikkola tycker att arbetssättet är bra.

– Vi har alltid arbetat aktivt med arbetsmiljö på APT (arbetsplatsträffar). Men utan en ordentlig modell blir det ingen kartläggning och eftertanke, snarare punktinsatser. Nu blir arbetet mer tydligt och en ständigt pågående process även när inget braskande har hänt, säger hon.

Hennes roll som chef i gruppen ska enligt modellen vara något tillbakadragen. Det är inte hon som ska styra vilka frågor gruppen ska arbeta vidare med.

– Vilket kan vara lite svårt när man är en person som gillar att prata, skrattar hon.

Samtidigt är hon glad för att modellen bygger på medarbetarnas aktiva medverkan när det gäller att lokalisera problem och göra aktivitetsplaner för hur de ska angripas.

Just det är något som flera av de chefer som är med i försöksverksamheten är nöjda med, enligt Hanna Strömberg på kommunens personalavdelning och projektledare för Stamina i Trollhättan.

– De uppskattar att metoden gör medarbetarna delaktiga och aktiva i arbetsmiljöarbetet. Det är en friskfaktor i sig, säger hon.

Att Trollhättan valt att arbeta med Stamina beror på att kommunen nappade på en inbjudan från Uppsala universitet, som undersöker arbetsmetoden i ett forskningsprojekt.

– Vi har hög sjukfrånvaro i staden och ville prova en ny metod för arbetet med organisatorisk och social arbetsmiljö. Nu jobbar 19 grupper i omsorgsförvaltningen enligt metoden eftersom det är där som sjuktalen är högst, men där det också fanns ett stort intresse att förändra, förklarar Hanna Strömberg.

Arbetet drog igång i februari med en heldags workshop på varje arbetsplats, första steget i det årshjul som kännetecknar arbetssättet. Workshopen lade grunden för de olika aktivitetsplaner för en bättre arbetsmiljö som varje personalgrupp sedan arbetade fram och som under året följs upp vid två tillfällen. Då mäts hur långt det förbättringsarbete som stakats ut har nått och hur det påverkat hur personalen ser på arbetsmiljön.

På Humlevägen 12 har arbetet kretsat kring tre punkter. En är att få bättre ordning på det som kallas konferenser, det åter­kommande möte som innehåller APT, pedagogiska frågor knutna till de boende, händelserapportering med mera och som är det enda tillfälle då hela personalgruppen kan samlas.

– Vi har haft en struktur för det även tidigare, men nu har vi bestämt att ha mer respekt för hur det ska fungera, bland annat att komma bättre förberedda och utvärdera efteråt. Jag själv måste ta ansvar för den tid jag använder under konferenserna. Jag har mycket att förmedla, men måste se till att andra också får tid att prata, säger Hanna Johansson Mikkola.

En ganska liten fråga egentligen, tycker hon, men som ändå gick att förbättra med en betydande skillnad som resultat.

En annan punkt rör frågetecken kring tillsättning av vikarier. Det kan inte Humlevägens personal räta ut på egen hand. Därför görs ett så kallat medskick till chefen. Det betyder att Hanna Johansson Mikkola tagit med frågan uppåt i organisationen och sedan kunnat rapportera tillbaka till medarbetarna att saken utreds av förvaltningen.

– Ett medskick är mitt ansvar att hantera. Det handlar om förtroendet mellan chef och arbetsgrupp. Det är inte alltid jag kan göra något åt det de bett mig att ta hand om, men jag måste alltid återkoppla på vilket sätt jag tagit upp det, säger hon.

Det tredje Humlevägens personal valt att fokusera på rör överlämningen mellan skiften. De önskar mer tid för att ordentligt hinna gå igenom vad som hänt under dagen. Eftersom det skulle kräva mer resurser uppifrån blev även den frågan ett medskick till chefen. Men där kunde Hanna Johansson Mikkola bara komma tillbaka och meddela att det inte var möjligt.

Då beslutade personalgruppen att undersöka om de själva kunde spara några minuter här och där i andra delar av verksamheten för att tiden till överlämningen skulle kunna bli något längre.

Både frågan om konferenserna och den om vikarietillsättningen tycker Hanna Johansson Mikkola kan bockas av från att göra-listan. Den första är löst och den andra kan inte hon och medarbetarna göra mer åt just nu. Hur det gått med tiden för överlämning ska utvärderas på Staminamötet i slutet av månaden.

Efter nästan ett helt år med Stamina är Hanna Johansson Mikkola nöjd. Hon tycker det gått bra att ta hand om de frågor som tagits upp under arbetets gång.

– Frågor kommer tidigt upp på bordet och det blir lättare att upptäcka det som senare kan bli större problem. En farhåga var att vi skulle fastna i frågor som vi inte kan göra något åt. Då ser jag som min roll att styra i rätt riktning, men det har jag inte behövt göra, säger hon.

Hon konstaterar att arbetsmiljöarbetet nu blivit en mer tydlig process att hålla igång, men tror inte att det betyder merarbete för hennes del.

En typ av ärenden hon inte tror är lämpliga att ta upp inom ramen för modellen är bland annat personliga motsättningar och situationer som kräver omedelbara insatser.

– Det är problem som inte passar att diskutera i storgrupp.

Under det här första året har kommunens personalavdelning gett extra stöd till cheferna. för att det nya arbetsmiljöarbetet ska komma igång. Nästa år ska de klara sig själva. Hanna Johansson Mikkola tror att det ska gå bra ändå. Men hon hoppas på ett tydligt beslut från förvaltningsledningen.

– Så att vi vet att detta arbete är ett av de som ska prioriteras, säger hon.