• På arbetsplatsträffarna finns möjlighet att prata om heltidsinförandet.

Arbetstid

Jenny fixar heltidskampen

8 november 2017

Planering, planering, planering. Och stenkoll på budgeten. Enhetschefen Jenny Boström har lyckats införa heltid för alla utan att överskrida budget. Men självklart har det också inneburit en del utmaningar.

De var först ut. Umeå kommuns personalutskott hade beslutat om heltid för alla inom vård och omsorg inom Kommunals avtalsområde. Omställningen började på boendena inom socialtjänstens funktionshinderomsorg för vuxna. Den tidplan som processledaren utarbetat såg olika ut för olika enheter, men för Jenny Boströms del handlade det om att genomföra det hela på knappt åtta månader.

– Det kändes tajt, för det var ju många saker som behövde ställas om för både mig och arbetsgruppen. Men det var ändå bra att ha en tidplan att hålla sig till.

Dessutom hade hon under hela processen stöd av en schemautvecklare.

– Det har varit bra. Samtidigt tycker jag det hör till min roll som chef att ta ansvar för vad jag behöver i en sådan här omställning.

Själva idén med heltid som norm ser Jenny Boström bara positivt på.

– Det handlar ju både om den framtida kompetensförsörjningen och om jämställdhet.

Samtidigt insåg hon förstås att hon inte stod inför någon enkel uppgift. Det hela skulle klaras inom befintlig budget och hon anade att inte alla medarbetare skulle jubla över förändringen. Mycket riktigt. När personalen fick erbjudandet om anställning i den nya heltidsorganisationen uppstod en del oro: Skulle personalen tvingas arbeta heltid nu?

Därför var Jenny Boström och hennes chefskolleger noga att redan från början ta upp frågan vid arbetsplatsträffar i sina personalgrupper, för att medarbetarna skulle få chans att ställa frågor om vad omställningen egentligen skulle innebära. I avtalet som ­kommunen slutit med Kommunal stod nämligen också, att alla som inte ville arbeta heltid hade rätt att ta tjänstledigt till önskad deltid.

– Jag tror vi lyckades lugna ner en del av de upprörda känslorna.

Så har hon fortsatt. Vid varje arbetsplatsträff, APT, finns möjlighet att ta upp frågor kring saker som rör heltidsinförandet.

– Jag har hela tiden pratat om vinsterna med det hela. Det blir ju en tryggare anställning och så kan vi hantera planerad frånvaro med bättre framförhållning.

Själva genomförandet började för Jenny ­Boströms del med att hon kartlade sina enheter: Hur många av de 27 medarbetarna jobbade deltid? Hur skulle budget och bemanning påverkas om de gick upp på heltid? Hur såg åldersfördelningen ut – vilka hade rätt till längre semester, vilka kunde tänkas vilja ta ut föräldrapenning framöver? Och så vidare. Dessutom gjorde hon en risk- och konsekvensbedömning tillsammans med skyddsombuden.

Hon kom snabbt fram till att den pott i budgeten som dittills varit avsatt för timvikarieintag måste minskas. I stället måste grundbemanningen vara så pass hög att det går att använda ordinarie personal vid planerad frånvaro. Något som givetvis kräver god framförhållning.

För att göra detta möjligt infördes sexveckorsschema, som bygger på samtliga medarbetares medverkan. De måste i god tid föra in planerade aktiviteter och önskemål om ledigheter. Det bekymrar en del av dem.

– ”Hur ska jag veta så långt i förväg?”, säger de. Men det mesta känner man ju faktiskt till långt i förväg, som skollov, födelsedagar och så. Så jag tror det handlar mer om en känsla.

– Men visst, kravet på deras flexibilitet har ökat. Å andra sidan så innebär det att de har stor möjlighet att påverka sin arbetstid. Och så har kvaliteteten för dem vi jobbar med blivit bättre, genom att de oftast möter personal de känner igen.

Det finns fortfarande de som är skeptiska till det hela, medan andra upplever att de fått ett jämnare flöde i sina scheman.

En av utmaningarna med den nya organisationen är att planera storhelger.  Inför årets jul- och nyårshelg har Jenny Boström fått vara betydligt mer nogräknad i planerandet än förr. Tidigare har de helgerna till stor del lösts med timvikarier, men numera ska så stor del av tiden som möjligt bemannas med ordinarie personal. Detta ställer krav på dialog inom arbetslaget, konstaterar hon.

– Det gäller ju att lösa behoven i verksamheten och samtidigt möta varandras önskemål. De måste ha respekt och förståelse för att alla är i olika faser i livet och har olika behov utifrån det. Men det är fortfarande känsligt.

Förr hände det att personalen bytte pass med varandra för att täcka upp vid ledigheter.

– Men då är det ju stor risk att arbetstidsreglerna inte följs.

När det gäller sommarsemestrar gäller samma regler som för övriga kommunanställda.

– Men jag vill att de planerar tillsammans på enheterna.

Samtidigt går det förstås inte att ha hur många medarbetare som helst på plats samtidigt på en enhet, något som riskerar hända under perioder på året då färre söker ledigt.

– Det är den stora utmaningen: att parera överkapaciteten.

Därför arbetar medarbetarna då och då på en annan enhet än sin ordinarie. Medarbetaren får då en introduktion på den tillfälliga arbetsplatsen, som alltid ska vara densamma för varje enskild medarbetare.

– Det finns fortfarande saker vi kan skruva till. Till exempel är det viktigt att ingen jobbar mer på ett annat ställe än på sin huvudarbetsplats, utom kanske i kortare perioder.

I och med att det handlar om relativt små enheter, med begränsat antal boende och personal går det att samplanera.

– På andra ställen i landet kan förutsättningarna förstås vara annorlunda, beroende på till exempel storlek och geografi, så det här är ju inte någon patentlösning.

I slutet av september 2016 konverterades alla anställningsavtal på Jenny Boströms enhet om till heltid. Några av de deltidsanställda tog chansen att gå upp till heltid, medan andra valde möjligheten att ta tjänstledigt till önskad deltid.

– Däremot var det tydligt att det fanns en stor efterfrågan på heltidstjänster vid nyanställningar. Det kändes bra att kunna erbjuda det.

Några som förlorat på heltidssatsningen är timvikarierna.

– Jag kan ju inte ha noll i timtid, men de får färre uppdrag numera. Samtidigt är ju de flesta studenter och har inte alltid möjlighet att rycka in. Men jag tycker att duktiga timvikarier som vill jobba mycket ska erbjudas tillsvidareanställning i stället för att fortsätta jobba på timme.