Nya roller ger friskt mönster

Det pågår en tyst revolution inom den kommunala hemtjänsten. Stress och höga sjukskrivningstal bland medarbetarna och kunder som ­saknar kontinuitet, har fått flera kommuner att förändra arbetssätten. I Gävle är det verksamhetschefen Helén Polmé som driver förändringsarbetet.

För ett par år sedan infördes LOV, Lagen om valfrihet inom hemtjänsten i Gävle vilket ­medförde nya krav på den kommunala hemtjänsten. Förutom att det inte fick kosta mer än de privata så skruvades förstås kvalitetskraven upp. Om kunderna inte är nöjda, väljer de helt enkelt en annan utförare. 

– Vi var tvungna att börja marknadsföra oss och börja prata om vad vi var bra på och jag tror att personalen kände sig stärkta av det, berättar enhetschefen Viktoria Persson, som ansvarar för hemtjänsten i stadsdelen Bomhus.

Samtidigt visade kundenkäter och medarbetarenkäter samma nedslående resultat varje år: kunderna saknade kontinuitet och medarbetarna var stressade.

– När jag träffade kunderna i Bomhus så sa de ofta att alla är så trevliga men det kommer så många olika personer, säger Viktoria Persson.

Något måste göras och verksamhetschefen Helén Polmé samlade den nio personer stora chefsgruppen för att diskutera problemen. Lösningen blev ett delegerat ledarskap.

– Vi hade workshops tillsammans och kom fram till att vi verkligen ville göra en förändring. Medarbetarna behövde bli aktiva och komma närmare kunderna. Cheferna behövde ta ett kliv tillbaka och lägga ut ett större ansvar på medarbetarna för hur de vill lägga upp arbetet, berättar Helén Polmé.

2016 startades en pilotgrupp med Viktorias Perssons 36 medarbetare på Bomhus hemtjänst. Medarbetarna tyckte inte att rutinerna var till för dem. De ville komma till jobbet och veta vad de skulle göra den dagen och vilka kunder de skulle träffa. Och de fick mandat att förändra.

För att åstadkomma det behövde schema­läggningen byggas om. Medarbetarna skapade en egen modell för hur schemaläggning och bemanning skulle gå till och enhetschefen Viktoria Persson fick en ny roll.

– Min uppgift blev att vara synlig och inspirera mina medarbetare. Det är jag som har överblick och kan se talangerna och matcha dem med varandra. Alla har inte samma förutsättningar. Vissa blomstrar direkt, andra tar lite längre tid på sig.

– De får möjlighet att vara bra på sitt jobb. De får en personlig utveckling i jobbet. Det är annars lätt att individer försvinner i stora arbetsgrupper.

Modellen bygger på mycket kontakt med kunderna. Varje kund har två kontaktpersoner.

– Kunderna blir tryggare när de har kontakt med färre personer. Krav som att man inte vill ha någon med utländsk härkomst eller inte vill bli duschad av en kille, har blivit mindre vanliga, säger Helén Polmé.

Resultatet bland medarbetarna lät inte heller vänta på sig, sjuktalen gick ner med 6 procent de första sex månaderna och trenden är tydlig med fortsatt minskade sjukskrivningar och färre vikarier i omlopp.

Vad är då den största förändringen för Viktoria Persson som varit chef inom hemtjänsten i 15 år?

– Jag har fått mer tid och är ute hos kunderna mer. Tidigare var det jag och en planerare som gjorde scheman, planerade och kontrollerade verksamheten. Det var tufft. Vi hade 400 besök per dygn som vi skulle ha koll på.

– Det som gjorde mig mest frustrerad var att min personal var missnöjd. Jag fick mycket synpunkter på planeringen och schemaläggningen. Visst dyker det upp problem i dag också, men då löser vi dem tillsammans.

Vad har varit svårast?

– Det är tufft att släppa kontrollen när jag vet att det strular med scheman till exempel. I början var jag med och styrde upp det. Nu jobbar jag mer med ramar och mål och det svåraste är nog att få med alla på banan.

– Man får vara lite papegoja, prata och prata och prata. Det är roligt att förändra men förändringar skaver förstås också ibland. Roller förändras, framför allt förändrades planerarrollen.

För Helén Polmé handlar det om att stötta och visa att hon tror på Viktoria Persson och hennes chefskollegor.

– Nu har vi en modell som vi kan bygga vidare på. Det svåraste är nu att hålla i och få ett resultat vi är nöjda med. Cheferna jobbar jättemycket med återkoppling och uppföljning. De stöttar varandra och jobbar tillsammans i chefsgruppen, säger Helén Polmé.

Att lagar och regler som omgärdar hemtjänstens verksamhet skulle begränsa nya arbetssätt känner Helén Polmé inte alls igen.

– Under alla år som chef har jag aldrig förstått mig på påståendet att lagar och regler är ett hinder. Det är bra att det finns strikta regler som vi ska följa. Det underlättar arbetet och man kan förändra jättemycket inom lagen och ramarna.

Viktoria Persson håller med:

– Vi pratar mycket om att vi har beslut, lagar och regler att hålla oss till. Vårt uppdrag från omsorgsnämnden är att ta ansvar för innehållet och uppfylla kundernas behov av kontinuitet. Ibland krockar det med önskemål om schemaändringar. Men då är det min uppgift att jobba med kompetenshöjning hos medarbetarna.

När vi träffar Helén Polmé och Viktoria Persson har de precis fått veta att Bomhus hemtjänst kammat hem Diamantpriset, ett pris som politikerna i omvårdnadsnämnden delar ut varje år.

– Hela arbetsgruppen får priset. Jag är jättestolt. Förutom att kunderna mår bättre av att träffa färre personer så visar den senaste medarbetarundersökningen visar att stressen har minskat, medarbetarskapet ökat och var och en har fått bättre tid för återhämtning, säger Viktoria Persson stolt.

– Politikerna har stöttat oss från dag ett. Men initiativet kommer nerifrån, konstaterar Helén Polmé bestämt.