Stressen bryter ner arbetsgruppen

Verksamhetschefen ­Pernilla är orolig över att flera av hennes medarbetare håller på att gå in i väggen. Hon har tagit upp problemet med sin chef utan att få gehör. Hur ska hon gå vidare?

Tempot är högt på arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen i den mellanstora kommunen i södra Sverige.

Pernilla, som är verksamhetschef, har lagt märke till en rad förändringar hos sina 15 medarbetare på sista tiden: en del av dem kommer tidigt på mornarna och sitter kvar länge på kvällarna. Hon har också noterat att det blivit fler konflikter på arbetsplatsen än tidigare. Folk ryker ihop om sådant som Pernilla uppfattar som småsaker.

Ibland har det hänt att Pernilla fått gå in och hjälpa till att lösa konflikterna, som då snabbt gått över. Men nya bråk uppstår hela tiden. Hon har dessutom märkt att flera personer, som brukar vara noggranna och göra ett bra jobb, börjat slarva med enklare arbetsuppgifter. Pernilla tolkar detta som ett tecken på att flera av medarbetarna är mycket stressade.

Till saken hör också att ledningen hela tiden kommer med nya uppgifter och påbud om saker som ska göras med snäva tidsramar. Pernilla har nämnt för förvaltningschefen att arbetsbelastningen är mycket hög och att hon är orolig för sina medarbetare. Men det har inte lett till några förändringar.

Hon börjar nu känna att måttet är rågat. En av hennes skickligaste medarbetare kom här om dagen in på hennes rum för att diskutera en arbetsuppgift. När hon sedan i förbigående frågade hur han mådde brast han i gråt och berättade att han ligger vaken om nätterna och grubblar på saker han inte hunnit med på jobbet.

Pernilla känner starkt att hon behöver göra något, inte bara för honom utan för hela arbetsgruppen. Frågan är bara vad?

Thomas Forsberg, VD Södertörns fjärrvärme:

– Det första Pernilla ska göra är att skaffa sig en tydlig uppfattning av hur situationen ser ut. Sedan ska hon sätta sig ner och göra en grovskiss till handlingsplan för att lösa problemet.
En konsekvensanalys av att fortsätta som tidigare ska finnas med, följden kan bli en dominoeffekt av medarbetare som börjar må dåligt, blir sjuka eller lämnar verksamheten. Handlingsplanen ska hon förankra med sin chef. Det kan handla om att jobba på ett annat, mer effektivt sätt och att lämna tillbaka arbetsuppgifter som inte hinns med.

Här måste hon vara påstridig även om hon stöter på motstånd från sin chef – det är chefens roll att leda och fördela arbetet så att det fungerar. Därför behöver Pernilla också snabbt informera personalen om att hon kommer att sätta
in kraftfulla åtgärder för att förbättra arbetsmiljön.

Helena Helling,HR-chef på Gävle Energi:

– Pernilla behöver gå till sin chef och säga som det är: ”Nu går det inte längre.” Ingen ska bli sjuk av jobbet. Nu handlar det om att prioritera vad som absolut måste göras och lyfta bort annat. Pernilla måste också få klart för sig om det här är en tillfällig arbetstopp eller inte. När det gäller konflikterna kan det vara bra att ta hjälp av någon utomstående, HR-funktionen eller företagshälsan. Mannen som brast i gråt bör Pernilla vara extra vaksam på. Hon behöver visa att hon bryr sig om honom och ofta stämma av hur han har det. Tillsammans kan de prioritera vilka arbetsuppgifter han ska göra. På lång sikt kan man också fundera på att introducera nya arbetssätt som kan effektivisera arbetet, men i det korta perspektivet kan det bli ytterligare en börda, så det tycker jag man ska vänta med.

Sofia Faström, Enhetschef på Svalebo­skogens äldreboende:

– Pernilla bär på en känsla av att medarbetarna mår dåligt och den är viktig att lyssna på. Men för att hon ska få sin chef med sig behöver hon kunna lägga fram fakta. Det kan hon göra genom att göra en kartläggning och kalla till enskilda samtal med alla medarbetare, prata om situationen på APT och koppla in HR-avdelningen och företagshälsovården. Det är viktigt att hon hela tiden återkopplar till sin chef och berättar vad hon gör. När hon gjort det kan hon börja vidta åtgärder. Till exempel kan hon anställa en person tillfälligt för att avlasta, prioritera bland arbetsuppgifterna och flagga för att vissa arbetsuppgifter kommer att ta längre tid. Hon behöver också ha en dialog med alla medarbetare om vilka insatser som behövs för att de ska klara jobbet, men särskilt med mannen som började gråta. Hon behöver hjälpa honom att prioritera.