Feedback ger bästa teamet

Glöm det där med att ordna mini-golf, boule eller bowling – det gör varken från eller till för sammanhållningen. Satsa istället på att ge medarbetarna feedback och skapa en supereffektiv och sammansvetsad arbetsgrupp. Terapeuten och författaren Elizabeth Kuylenstierna visar hur.

Den som känner sig uppmärksammad och uppskattad på jobbet presterar bättre. Men den som känner sig osynlig riskerar att bli sjuk och till och med utbränd. Bristen på bekräftelse, feedback, från till exempel en chef skapar stress och oro.

– Feedback är inte att leka med. Det är ett djupt rotat mänskligt behov. Vi behöver få ett kvitto på att vi betyder något och är en del av en grupp, förklarar Elizabeth Kuylenstierna.

Men trots att de flesta är överens om att få feedback på det arbete man utför och på den roll man har i en arbetsgrupp är viktigt, är det få chefer som kan skryta med att vara jättebra på återkoppling och feedback.

– Det ligger tyvärr inte riktigt för oss i vår kultur, vi oroar oss ofta för att inte uppfattas som äkta. Men det är inte bara i Sverige som det här är svårt – även chefer i asiatiska länder tycker att feedback är problematiskt. Och i USA är man kanske bättre på att heja på och ge en dunk i ryggen, men inte så bra på att tala om exakt vad det var man gjorde som var bra, säger Elizabeth Kuylenstierna, som skrivit boken Framgång med feedback.

De stora vinsterna med att bli bättre på att ge medarbetarna feedback är att det skapar en sammahållen grupp som jobbar effektivt mot ett gemensamt mål.

– Det skapar oro att inte veta hur ens prestationer tas emot och oro leder till stress, sömnlöshet och fysiska besvär som magont, muskelspännigar och huvudvärk, säger Elizabeth Kuylenstierna.

Att skapa en trygg och stabil grupp där alla känner sig respekterade och uppskattade är tidseffektivt. Då kan medarbetarna och cheferna i stället ägna all energi åt de arbetsuppgifter de är satta att ta hand om.

– Att jobba med feedback tar en del tid i början, som med allt som är nytt, men sedan kommer det att betala sig tio gånger om, säger Elizabeth Kuylenstierna.

Ytterligare en vinst är att medarbetarnas självförtroende inför att ta sig an olika arbetsuppgifter kommer att växa. Dessutom kan man lättare hantera saker som fungerar mindre bra – den som känner sig accepterad och trygg kan på ett bättre sätt ta till sig så kallad utvecklande eller korrigerande feedback från chefen.

– Men sådan feedback ger man enskilt. Det som då är viktigt är att säga precis vad det handlar om och låta bli att linda in det. Men kom ihåg att behålla ett öppet sinne för vad personen i fråga har att säga. Kanske finns det en rimlig förklaring? Kanske är det någon annan som borde ha den korrigerande feedbacken istället?

På så vis kan både verksamheten och individen utvecklas och bli bättre. Men även chefer behöver hjälp att inte fastna och ett bra sätt att göra det är att be sina medarbetare om feedback, tycker Elizabeth Kuylenstierna.

– Då ökar man sin självkännedom. Du kan till exempel få reda på om det du gör som chef uppskattas och i så fall av vilka. Det skulle också vara underligt om chefen skulle stå vid sidan av ett sådant här arbete och inte vara tillgänglig för varken positiv eller korrigerande feedback, säger hon.

Om du som chef vill få till ett högpresterande och väloljat team som fungerar bra på lång sikt finns det helt enkelt inga genvägar, menar Elizabeth Kuylenstierna.

– Nej, då är det bara feedback som gäller. Det är ganska skönt tycker jag. 

Elisabeths bästa feedback-tips

1. BE OM LOV innan du ger feedback. Säg till exempel "Passar det att vi pratar nu?"
2. ANVÄND JAG-BUDSKAP. Säg inte man när du menar jag. Stå för att det är du som framför kritiken.
3. FOKUSERA PÅ SITUATIONEN OCH BETEENDET. Fokusera på en händelse och på hur personen i fråga då agerade.
4. BESKRIV KONSEKVENSERNA. Gäller både positiv och ­negativ feedback. Till exempel "När du hjälper dina kolleger skapar det god stämning."
5. FOKUSERA PÅ ÅTGÄRDER. Det är bra om mottagaren av feedbacken vet vad han eller hon ska göra i stället nästa gång.
6. VAR TYDLIG. Säg som det är, linda inte in något i tron att andra kan läsa dina tankar.
7. HA RESPEKT FÖR TID. Ge helst inte korrigerande feedback en fredag eftermiddag eller ­dagen före semestern, men ­vänta inte för länge heller.
8. HA RESPEKT FÖR RUMMET. Ge aldrig korrigerande feedback i ett öppet kontorslandskap, i fikarummet eller i korridoren.
9. HA ETT TYDLIGT MÅL. Det ska finnas ett tydligt syfte med att framföra feedbacken, till exempel att få till en viss förändring som alla inblandade förstår vad den är.
10. LYSSNA NOGA! Det gäller både mottagare och givare av bekräftande/korrigerande feedback.
11. INFÖR SKRYTRUNDOR. Berätta för varandra vad ni lyckats med och vad ni är stolta över att ha gjort den senaste veckan/månaden.
12. BERÄTTA NÄR DET ÄR BRA. Då vet mottagen hur han eller hon ska göra för att det ska bli rätt.
13. HA EN POSITIV AVSLUTNING. Man ska helst inte gå ifrån ett feedbackmöte med en dålig känsla i magen, avsluta inte förrän ni hittat något positivt att hålla fast vid.
14. VAR SANN. Vad tjänar det till att hålla på med feedback om den inte är uppriktig?
15. GÖR UTRYMME FÖR UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING. När alla inblandade är överens om hur man ska gå till väga är det bra att sätta upp en tidpunkt för ett nytt möte där man checkar av hur det gått.

Källa: Framgång med feedback, Forum bokförlag.