Många enhetschefer i offentliga verksamheter upplever en konflikt mellan de olika delarna av sitt uppdrag: Att å ena sidan vara närvarande i sin verksamhet, och å andra sidan sköta administration och tillfredsställa krav som kommer uppifrån.

I Östra Göteborg har stödfunktionerna sedan några år jobbat enträget för att samordna sig – både med varandra och med de chefer de har uppdrag att stötta. Därigenom vill de minimera risken för att chefer känner sig översköljda av information, eller får rapporteringsuppdrag mitt i en stressig period.

– Det gäller att alltid hålla koll på var cheferna befinner sig, så att vi inte planerar för saker som inte stämmer med deras behov, säger Åsa Svensson, som är stadsdelens utvecklingschef.

Det är även viktigt att cheferna har rimliga förväntningar, menar hon. I den servicedeklaration som stödfunktionerna har tagit fram framgår för varje område vilket ansvar chef respektive stödfunktion har.

– Vi försöker vara tydliga – detta är vad vi levererar och vad du kan få av oss.

När stadsdelarna Bergsjön och Kortedala gick samman 2011 tog Åsa Svensson och de andra stödfunktionscheferna chansen att göra en nystart och knyta ett närmare samarbete.

Det första steget blev att bilda en ledningsgrupp och formulera en gemensam vision och verksamhetsidé. Där handlar ett av målen om att medarbetarna ska arbeta proaktivt, utifrån en förståelse för kundernas verksamhet.

För att få en sådan inblick är HR-ansvariga, ekonomer och kommunikatörer numera med på ledningsgruppsmötena för de verksamheter de har uppdrag att stötta.

– Om vi förstår deras förutsättningar blir det lättare att ge bra analysstöd, och att föreslå förbättringar innan problem har eskalerat, säger Åsa Svensson.

Som ett sätt att kolla av vilken service som efterfrågas görs regelbundna enkäter till alla chefer. Resultaten gås igenom på gemensamma planeringsdagar, där man tar fram förbättringsförslag i smågrupper med deltagare från alla stödenheter.

Ett exempel på vad som förändrats är att all information numera samordnas.

– Cheferna sa ifrån. Tidigare kunde de nästan inte öppna sin mejlbox utan att det kom något från ekonomifunktionen eller andra, säger Åsa Svensson.

Nu skickas ett chefsbrev ut varje månad, med ett bifogat bildspel som gör att chefer enkelt kan föra vidare relevant info på arbetsplatsträffar.

– Däremellan ska de inte få ett enda mejl från oss.

I de senaste årens medarbetarenkäter har stödfunktionerna fått höga betyg. Men det finns alltid saker kvar att jobba på, konstaterar Åsa Svensson. En sak man vill bli bättre på är att serva cheferna med färdiga underlag.

– När cheferna frågar vill de inte få svaret ”sök där och där”. De vill få siffrorna framtagna och instoppade i systemen, så att de i stället kan ägna sig åt att göra analyserna.