Risk att lean rinner ut i sanden
2013-08-30, Tidningenvision.se
Lean. Så lyder numera svaret på frågan hur man effektiviserar en verksamhet i kommuner och landsting. Men många ambitiösa satsningar somnar in efter ett par år. Samtidigt varnar forskare för att arbetssättet kan leda till ökad stress och minskad arbetsglädje.
Fakta
- Lean som skulle göra arbetet mer effektivt blev istället en stressfaktor. De anställda upplevde att själva kärnan i deras arbete inte rymdes inom modellen. Det var några av slutsatserna i ett forskningsprojekt vid Århus universitet i Danmark om lean inom offentlig sektor.
- Lean ger till både positiva och negativa effekter för de anställda. Mer lagarbete och ökad kompetens är några av fördelarna. Kritikerna pekar på att arbetsinnehållet tunnas ut samtidig som övervakningen och kontrollen ökar. Det är slutsatsen i rapporten Lean i kommun och myndighet från Innovationsrådet 2012.
– Ledningen missar ofta att förankra modellen bland medarbetarna, säger Stefan Tengblad, professor i företagsekonomi vid Högskolan i Skövde, som deltar i ett forskningsprojekt om förändringsarbete inom sjukvården.
Vad är egentligen lean? Definitionerna är många och varianterna otaliga, men det går att spåra en bärande grundtanke – alla arbetsmoment som inte är värdeskapande ska skalas bort. Det betyder i klartext att saker som varken ökar produktiviteten, sänker kostnaderna eller förbättrar kvaliteten i verksamheten ska man sluta göra.
Modellen, som har sitt ursprung i den japanska bilindustrin, sprider sig nu inte bara inom produktionsindustrin utan även inom offentlig sektor. Minst häften av landstingen och ett 70-tal kommuner har någon form av leanprojekt på gång, enligt Sveriges Kommuner och Landsting.
De flesta verksamhetstyper finns representerade. I socialtjänsten i Sundsvall jobbar familjerättsgruppen med lean för att förbättra relationen med föräldrarna. På stadsbiblioteket i Södertälje används modellen för att rationalisera flödet av böcker från inköp till gallring.
Oftast är det just arbetsflöden och samarbete mellan olika enheter som står i centrum. Syftet är i regel att öka produktiviteten, men behovet av att sänka kostnaderna spelar också in.
Stefan Tengblad ser fördelar med modellen. Lean erbjuder ett antal verktyg för att strukturera en arbetsprocess och den verksamhet som har effektivitetsproblem kan förbättra sitt arbetsflöde. Men han vänder sig mot de förenklingar som han tycker genomsyrar hela tänket.
– Det låter ju bra att man ska undvika arbetsmoment som inte är värdeskapande, men problemet är att man inte alltid vet vad som skapar värde. Ett tillsynes meningslöst möte kan ge viktiga uppslag.
Den viktigaste framgångsfaktorn är att få med sig personalen. När processen styrs uppifrån, antingen med hjälp av externa konsulter eller av högsta ledningen, är chansen att lyckas liten. Särskilt tydligt är det inom kommuner och landsting, menar Stefan Tengblad, där medarbetarna är vana att arbete som självständiga yrkesutövare.
– Man missar ofta målet för att det är svårt att få med sig medarbetarna. Det beror på att besluten ofta kommer uppifrån. Då uppfattar de anställda hela modellen som något som skapar stress och stjäl tid från deras verkliga arbete. När engagemanget minskar är det många projekt som somnar in, säger han.