Hålla lönesamtal – mall för chefer

Att hålla lönesamtal som chef

Lönesamtalet handlar om att bedöma en medarbetares arbetsinsats. Under lönesamtalet ska du och medarbetaren prata om verksamhetens mål och medarbetarens arbetsinsats i förhållande till det. Samtalet ska inte förväxlas med en löneförhandlingssituation, utan ge en tydlig bild av hur du som chef ser på det jobb medarbetaren gjort i relation till vad arbetsgivaren vill betala för.

Medarbetaren har rätt att förvänta sig att du känner till vad hen gör i verksamheten och att du har befogenhet att bestämma lönen. Det duger inte att hänvisa till andra – du förväntas stå för det som beslutas om lönen.

Ha löpande dialog med medarbetaren

En bra löneprocess bygger på att du känner till hur din medarbetare arbetar i relation till målen. Ha därför fortlöpande dialog med dina medarbetare om verksamheten. Det ger dig möjlighet att sätta in åtgärder snabbare, och du har ett bra underlag inför lönesamtalen.

Organisationens lönepolitik

En tydlig lönepolitik bidrar till en effektiv verksamhetsutveckling och ökar medarbetarnas motivation och intresse för verksamhetens resultat.

Som chef ska du därför identifiera dig med ledningen och ställa dig bakom lönepolitiken. Du behöver alltså vara väl förtrogen med vad din organisation valt att fokusera på. Vilka särskilda insatser som ska ge löneökningar, och vilken kompetens har man störst behov av i verksamheten?

Lönepolitiken kan formuleras i en lönepolicy som då är ett viktigt redskap för dig. I en bra lönepolicy framgår tydligt vad som ska belönas och hur lönesättningen ska skötas i organisationen. Utöver det behöver du förmodligen själv komplettera och undersöka de särskilda förutsättningar som gäller för din verksamhet.

Innan lönesamtalet – Tips för att förbereda

Det kan vara tufft att bedöma en medarbetares utveckling och resultat i pengar, och sedan redogöra för det i ett lönesamtal. Alltså är det viktigt att vara väl förberedd.

• Se till att medarbetaren har tillgång till lönepolicyn och lönekriterier i god tid innan samtalet.
• Ta fram uppgifter om medarbetarens lön, löneutveckling och lönespann. Kontrollera bakgrundsfakta som ansvar, aktuella arbetsuppgifter och kompetensutveckling fram tills nu.
• Gör eventuellt också en bedömning av marknadsläget. Har medarbetarens arbetsuppgifter förändrats?
• Gå tillbaka till det förra lönesamtalet och senaste utvecklingssamtal. Vad kom du överens med medarbetaren om? Vad har hänt under året? Hur har medarbetaren utvecklats och åstadkommit? Hur har medarbetaren bidragit till att ni har lyckats nå de uppsatta målen? Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra? Plocka fram konkreta exempel.
• Samla ihop din dokumentation och gör klart för dig själv vad du vill få fram under samtalet. Hur motiverar du din bedömning, vad behöver du fråga mer om och vad bör vara nästa steg efter samtalet? Tror du att din medarbetare kommer att dela din bedömning? Till största delen ska din bedömning vara klar innan samtalet. Förbered dig ytterligare om du tror att det kommer starka reaktioner.

Att sätta lön

Under lönesamtalet – Tips för att hålla samtalet

Var ärlig med din uppfattning

Medarbetarens förutsättningar att utvecklas blir bättre om du ärligt beskriver din uppfattning. Det ska klart framgå att det är din uppfattning, att du står för den och att du företräder arbetsgivaren. Din inställning bör vara att alla kan bli bättre och att alla vill utvecklas.

Därför är det viktigt hur du uttrycker din uppfattning om medarbetarens arbetsinsats. Negativ information ska följas av positiv. Använd "jag-budskap" och ge konkreta exempel, be medarbetaren kommentera och själv beskriva.

Låt medarbetaren komma till tals

Även om din bedömning i princip ska vara klar innan samtalet måste det finnas utrymme för dialog. Trots dina förberedelser kan det finnas omständigheter du inte känner till. Var därför lyhörd inför vad medarbetaren har att komma med.

Men här finns några fallgropar. Förmåga att marknadsföra sig själv behöver inte hänga ihop med effektivitet. Se och uppmuntra äkta kompetens även hos den tystlåtna. Du kan visa inlevelse i medarbetares svårigheter utan att det behöver påverka din bedömning.

Låt inte beskedet bli en överraskning

Till sist ska det som du framför under lönesamtalet inte komma som en total överraskning. Medarbetare som inte når upp till normala krav och som du inte tycker ska ha någon löneökning måste du hantera i en särskild ordning – det ska inte lyftas för första gången i ett lönesamtal.

Det blir svårt att genomföra lönesamtalet om du inte har haft en löpande dialog med medarbetaren eller genomfört utvecklingssamtal. Det riskerar att bara leda till frustation hos er båda.

Efter lönesamtalet – Tips för att utvärdera

Utvärdera alltid lönesamtalet efteråt. Gör minnesanteckningar.

• Kom det viktiga fram?
• Känner du att medarbetaren fick säga vad hen ville?
• Tog medarbetaren till sig din bedömning?
• Fick du anledning att revidera någon del i din bedömning, vad berodde det på?
• Vad bestämde ni?

Verktyg och stöd om lönesamtal

Vision har tagit fram en guide för chefer om ledarskap relaterat till utvecklingssamtal och lönesamtal.

Guide: Utvecklings- och lönesamtal för ett bra ledarskap (pdf)

Sveriges Kommuner och Landsting (numera SKR) och Pacta (numera Sobona) har tillsammans med Vision och övriga fackförbund tagit fram en vägledning för hur dialogen om lön kan utvecklas utifrån löneavtalet. Materialet beskriver hur löneprocessens olika steg ska genomföras. Materialet är framtaget för kommuner, regioner och Sobona-företag. Om du är chef inom något annat avtalsområde kan materialet ändå vara en god inspiration kring dialog om lön.

Ämnen som tas upp i materialet:

• Vad är lön och vad ger lön?
• Förutsättningar för en bra dialog: Chefens och medarbetarens förberedelser
• Kvalitetssäkrad dialog: Ur chefens och medarbetarens perspektiv
• Utvärdering och uppföljning: Chefens och medarbetarens ansvar.

Dialog om lön mellan chef och medarbetare (pdf)