Ett viktigt verktyg för utveckling? Eller mest slöseri med tid? Åsikterna om utvecklingssamtal går ofta isär. Beteendevetaren och författaren Annica Galfvensjö menar att utvecklingssamtal aldrig kan ersätta kontinuerlig feedback, ett pågående samtal, mellan chefer och medarbetare.

– Beslut och förändringar går så fort i dag. Då behöver vi också snabbare återkoppling och kommunikation. Det går inte att vänta ett halvår med att ta upp känsliga frågor eller frågor som rör det dagliga arbetet. Sådana saker bör tas upp enskilt eller i arbetsgruppen, under förslagsvis en halvtimme varannan vecka.

Därutöver behövs ett mer regelrätt utvecklingssamtal en gång per år. Den största och viktigaste frågan att ta upp i samband med det är verksamhetens mål och värderingar och hur jag som medarbetare förväntas bidra till dem.

– Vet man inte åt vilket håll man ska springa, springer man lätt på alla bollar. Därför måste det vara tydligt för alla medarbetare vart de ska och vilka ramar och riktlinjer som finns för att nå dit, säger Annica Galfvensjö.

Det är chefens ansvar att såväl kalla till utvecklingssamtal som att sätta agendan. Görs inte det kan du själv både initiera ett samtal och föreslå frågor du vill ta upp.

– Mejla dina önskemål någon vecka i förväg. Skriv: ”Under årets utvecklingssamtal skulle jag vilja resonera om” eller ”Jag skulle behöva din hjälp med… ” De allra flesta chefer uppskattar medarbetare som är engagerade.

Hon berättar att den största fallgropen när det gäller utvecklingssamtal är att chefen tar över och pratar för mycket. Sker det, är det bra om du i förväg har tänkt igenom vad du vill prata om.

– Om chefen inte tar ansvaret för samtalet måste du göra det. Förbered dig genom att spalta upp vad du behöver för att kunna arbeta på ett konstruktivt sätt. Vilka områden skulle du vilja vidareutveckla? Vad skulle du vilja prioritera? Hur trivs du? Förtydliga och ställ följdfrågor.

Rätt använt är utvecklingssamtalen ett utmärkt tillfälle att göra upp planer för framtiden, stämma av hur du mår på jobbet och undersöka om det finns något som hindrar dig från att göra ett bra arbete, menar Annica Galfvensjö. Hon påpekar också att regelbundna samtal blir allt viktigare i och med Arbetsmiljöverkets nya föreskrift, där arbetstagarnas psykiska välmående är i fokus.

– Vill du framföra kritik under utvecklingssamtalet finns den gyllene regel: Utgå alltid från dig själv. Pröva med: ”Jag skulle behöva...” eller ”Jag kan uppleva...”. Och om du själv får kritik, börja med att skaffa klarhet i vad det gäller. ”När hände detta?” ”Vilka olika uppfattningar finns det?”  Be att få tid att smälta det du hört och att få återkomma.

Avsluta samtalet med att sammanfatta vad ni pratade om och dokumentera viktiga punkter. Vad ska göras? När ska det stämmas av? Vilka datum gäller?

– Det allra viktigaste är att ta upp ­frågor som du går och bär på men kanske drar dig för att ta upp. Våga vara ärlig, men med respekt och var inlyssnande. Ju längre tid man väntar med att ta upp något som skaver, desto svårare blir det.