Bjud till för bättre möte
2013-02-05, Tidningenvision.se
Chefen pratar alldeles för länge och kollegerna spelar mobilspel. Känner du att era möten börjar bli slentrian? Här är tipsen som ger mötet ett lyft.
Fakta
1. Dagordning med struktur
Ha en dagordning som alla kan vara delaktiga i att sätta ihop. Varje person som vill ta upp en fråga, inklusive chefen, skriver ner ämne, vad man vill få ut av frågan, till exempel om det är ett beslut, om man vill ha idéer eller kritisk granskning och hur lång tid man behöver. Det ger mötet struktur och alla vet vad som förväntas av en.
2. Håll tiden
Kolla på klockan själv eller be en kollega säga till när det är en minut kvar. Håller du inte tiden tjuvar du tid från någon annan. Detta ska gälla även för chefen.
3. Upp och ner
Testa att vända upp och ner på dagordningen. Ofta kommer chefernas frågor först och medarbetarnas frågor hamnar under övrigt och hinns inte alltid med.
4. Inloggning och utloggning
För att alla ska känna sig delaktiga kan det vara bra att gå ett kort varv runt bordet i början där alla får säga ett ord eller mening. Det kan vara vad man förväntar sig av mötet eller hur man känner sig när man kommer dit. Vid slutet av mötet kan man göra samma sak och kort utvärdera hur mötet varit.
5. Börja och sluta i tid
Annars kanske några måste gå innan mötet är slut och därför missar något viktigt.
6. Kaffediskussioner
Vid möten som är över två timmar är det bra att ta en paus. Då kan det också vara smart att fatta besluten efter fikat eftersom folk hinner resonera under pausen.
7. Hur sitter ni?
Fundera på hur ni sitter, är det så att cheferna sitter på ena sidan bordet kan det lätt bli obalans i samtalet. Sammanträdesbord kan passivisera deltagarna medan kafébord brukar aktivera folk. Eller varför inte prova att ha stående möten – då får man mer energi och mötena blir kortare. Eller så kan man ta bort bordet och sitta i en ring.
– Möten kan vara fantastiska, givande och utvecklande, säger konsulten Eva C Johansson, som tillsammans med Gunilla Orrebrink skrivit Mötesbok för ledare.
Chefen eller mötesledaren har såklart ett ansvar för att jobbmöten ska fungera, men de kan kämpa hur mycket som helst utan resultat om inte medarbetarna inser att också de har ett ansvar.
– Många tiger och lyssnar bara på andras åsikter. Men om man inte säger något själv tar man bort sin egen kompetens och åsikt vilket kan göra att hela bilden av en fråga inte kommer fram. Om man sedan tycker att ett beslut blir fel har man inte tagit sitt ansvar, säger Eva C Johansson.
Ett vanligt mötesproblem är att det är otydligt vad som förväntas av deltagarna. Är det ett beslut som ska fattas, något som ska utvärderas, information eller idékläckning?
– Då kan man fråga den som är ansvarig för frågan, vad vill du ha utav oss? Synpunkter, kritisk granskning, problemlösning? Det går oerhört mycket tid åt att prata om fel saker.
Det är också viktigt att prata om rätt saker på rätt möte. Har ni ett möte som handlar om hur ni ska göra utifrån ett fattat beslut, kan man inte försöka att riva upp eller kritisera det ursprungliga beslutet.
– Ibland måste man anpassa sig. Då är det bättre att fråga för att förstå beslutet än att ge synpunkter, säger Eva C Johansson.
För att ett möte ska bli bra ska man lyssna aktivt och ställa frågor. Men också ge konstruktiv feedback till chefen om mötena inte fungerar.
– Även chefer behöver hjälp ibland. Fråga om ni kan få en bikupa på två minuter, eller säg att du önskar mer delaktighet i mötena.
Det händer också att konflikter uppstår under möten. Chefen borde ta tag i det men det är inte alla som gör det. Som tredje part kan du gå emellan och säga att du inte tycker om tonen och berätta hur det påverkar dig.
– Jag jobbade ett tag i ett arbetslag där vi var ganska elaka mot varandra och då hade vi varsitt rött och gult kort som vi viftade med om någon inte visade respekt. Det är lättare än att säga till. Men då måste man ha satt upp spelregler innan så alla är med på det, säger Eva C Johansson.