Allt mer pappersjobb
2012-08-14, Tidningenvision.se
Antalet sekreterare har minskat radikalt, samtidigt som administrationen ökat. Vårdpersonal, lärare och andra får ägna allt större del av sin tid åt kontorsarbete, visar en studie.
Fakta
Forskarna Anders Ivarsson Westerberg på Södertörns högskola och Anders Forsell på Uppsala universitet utkommer senare i höst med boken Administrationssamhället. I sin forskning har de sett tre tendenser:
1. En större administrativ arbetsbörda i allmänhet.
2. Nya former för administrativt arbete, bland annat på grund av informationsteknologin.
3. Det administrativa arbetet trycks nedåt och utåt i organisationeerna.
– Det ska redovisas, rapporteras och skrivas planer för allting. Det ligger i tiden, säger Anders Ivarsson Westerberg vid Södertörns högskola som tillsammans med en forskarkollega studerat det de kallar administrationssamhället.
Det är svårt att definiera vad administration är och därmed också svårt att säga hur mycket den ökat. Men efter att ha intervjuat och låtit personal i skolan och vården skriva arbetsdagböcker, samt gått igenom tidigare studier, har forskarna belägg för att pappersarbetet tar allt mer av arbetstiden.
– Mellan tummen och pekfingret använder en lärare ungefär lika mycket tid till administration som till undervisning. På samma sätt har sjuksköterskan en timme för patienten och en timme för administration.
Inom vården har Vision sedan flera år påtalat riskerna med att dra ned på antalet medicinska sekreterare. Under mottot "rätt person ska göra rätt sak" har man argumenterat för att sjukvården tjänar på att behålla sekreterare. Den bilden stämmer med forskarnas resultat.
– Man har dragit ned på administrativ personal i tron att man ska spara resurser. Men konsekvensen som vi sett i våra studier är att det arbetet flyttas över till vårdande personal, säger Anders Ivarsson Westerberg.
Varför ökar administrationen?
– En orsak är att man dokumenterar mycket mer och noggrannare än man gjorde tidigare. Allt ska kunna redovisas och kontrolleras, och man tenderar att överdokumentera på grund av rädslan att bli granskad.
En annan bidragande orsak är det Anders Ivarsson Westerberg kallar legitimerande administration. Till exempel alla olika sorters planer och policys.
– Det finns hur många som helst. I första hand används de för att utåt tala om att man är miljövänlig och kvalitetsmedveten med mera. Men de kanske inte är så riktade inåt mot själva verksamheten.
Men samtidigt genomförs ofta effektiviseringar med motivet att byråkratin ska minska?
– Ja, det är paradoxalt. När något ska effektiviseras införs nya modeller för styrning som ska följas upp och utvärderas. Men man tänker inte på att man därmed ökar administrationen. Det glömmer man bort.