Vision har tillsammans med Users Award samlat några av de viktigaste erfarenheterna från arbetsplatser där man har lyckat med att införa väl fungerande IT-system.
1. Deltar facket och användarna i upphandling och införande?
Det är ett gemensamt intresse för användare, leverantörer och beställare, att få bra och fungerande IT-stöd för verksamheten. Det finns därför goda argument att låta det lokala facket få information och möjligheter till medverkan i upphandlingsprocessen. Dessutom finns formellt stora möjligheter att påverka. Större IT-investeringar ska, innan de behandlas i verksamhets/bolagsstyrelse förhandlas enligt medbestämmandelagen, MBL eller i enlighet med gällande samverkansavtal.
Även i skyddskommitténs eller motsvarande samverkansgrupps arbetsmiljöarbete ska följande beaktas utifrån Arbetsmiljöverkets föreskrift 'Arbete vid bildskärm', AFS 1998:5:
- "Programvara och system ska vara lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov."
- "Programvaran ska vara lätt att använda och anpassas till användarens kunskaps eller erfarenhetsnivå."
- "Användaren bör lätt kunna skapa sig en bild av hur system och program fungerar..."
- "Viktigt att värdera IT-system med avseende på negativa och positiva arbetsmiljöeffekter".
Om arbetsgivaren inte tagit initiativ till, utifrån sitt arbetsmiljöansvar, att i samverkan upprättat en riskbedömning kan skyddsombudet kräva att arbetsgivaren låter göra en riskbedömning innan man bestämmer sig för det nya systemet. Kontakta gärna företrädare på arbetsplatser där systemet redan är i drift och hör vilka erfarenheter dom har.
SAM och riskbedömning
Arbetsmiljölagens krav på ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är ett kraftfullt verktyg för fackligt inflytande. SAM skapar rutiner för inflytande och påverkan för användarna. Utifrån SAM ska "riskbedömning vid förändring av verksamhet" göras. Resultatet utgör ett beslutsunderlag vars funktion är att kvalitetssäkra förändringar i verksamheten, bla förändring av arbetsmetod vilket nytt IT-stöd är. Det är arbetsgivaren som ansvarar för att riskbedömningen görs, och den ska göras innan upphandlingen för att det ska fungera som ett verkligt beslutsunderlag. Riskbedömningen ska ske i samverkan mellan AG och fackligt förtroendevald / skyddsombud. Detta regleras av föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete – AFS 2001:1.
2. Finns tydliga mål för IT-stödets verksamhetsnytta på alla berörda nivåer?
En IT-investering är så gott som aldrig en rent teknisk investering. Den handlar i grunden om hur man stärker verksamhetens förmåga att prestera någonting och hur IT-investeringen ger stöd åt verksamheten. Arbetsgivaren vill att verktyget ska utgöra ett bra stöd för att uppnå verksamhetsmål, för att det ska göras möjligt behöver det kommuniceras till medarbetarna som kompletterar arbetsgivarens mål med medarbetarnas behov och mål för ändamålsenlig och effektiv användbarhet.
Målen och nyttorna ska finnas beskrivna för alla berörda verksamheter och användarkategorier. Ledningen har ansvar för att en sådan målbeskrivning kommer till stånd och kommuniceras till både användare och finns med i upphandlingsförfrågan. Det är leverantörens ansvar att beskriva hur IT-stödet medverkar till måluppfyllelsen.
3. Medverkar berörda användare i tillräcklig omfattning?
Det är verksamheten och arbetsuppgifterna som IT-systemet ska stödja. Ett gott resultat förutsätter att man på ett tidigt stadium engagerar de verksamhetskunniga så att de deltar hela vägen. Man kan förbättra arbetsuppgifter, rutiner och arbetsprocesser genom projektgrupper som består av användare från olika delar av verksamheten.
Användare som deltar i IT-projekt utvecklar ofta nya kunskaper om verksamheten och IT-stödets roll i organisationen. Leverantören måste visa att man har metoder för att göra användarna delaktiga.
4. Hur tar man tillvara möjligheterna att utveckla organisationen?
Att införa ett nytt IT-system innebär en chans att se över och förnya den gamla organisationen. Det är rent av så att det är huvudlöst att investera i ett nytt, dyrt och avancerat IT-system och inte samtidigt förändra arbetsmetoder och verksamhetens organisering. Ny IT innebär alltid förändring i någon riktning och det gäller att vara medveten om det och ta makten över verktygets organisatoriska effekter, så att IT-stödet styr i den riktning man önskar. Det är viktigt att diskutera igenom; "Hur vill vi jobba"? Svaret får sedan bli vägledande för vilket IT-stöd man väljer.
5. Har leverantören och programvaran flera goda referenser?
Upphandlingar sker ofta på så sätt att leverantörerna presenterar sina system för en begränsad skara, oftast från ledningen. Den leverantör som kan presentera det billigaste systemet brukar vinna upphandlingen. Men problemet är att kostnaden för programvara och teknisk installation nästan alltid är mindre än kostnader för anpassningar och utveckling. Valet av leverantör bör alltså göras mer noggrant.
Hur ska man veta vilka leverantörer man kan lita på? Det är inte i första hand leverantörernas egna försäkringar man ska lyssna till, utan på erfarenheter från liknande tidigare upphandlingssituationer där leverantören har medverkat. Det gäller därför att be om referenser från andra arbetsplatser. På leverantörernas hemsidor finns ofta referensföretag angivna. UsersAward.com kan också förmedla kontakter med andra arbetsplatser, där liknande system har införts.
6. Pratar alla samma språk?
En återkommande svårighet i IT-projekt är att leverantör, användare och beställare sällan pratar samma språk eller använder gemensamma begrepp. Någonting som har visat sig vara mycket effektivt är att beskriva arbetsprocesser i bilder och modeller. Det kallas för visuell kravspecificering och gör det möjligt för alla att ge synpunkter. Det kan man göra till exempel med hjälp av simuleringsverktyg eller grafiska modelleringsverktyg. I lite större organisationer med interna IT-nätverk kan man lägga ut bilder och modeller för kommentarer och diskussioner. Det är också bra att initialt ha en gemensam definitionsgenomgång av begreppen.
7. Hur uppfylls användarnas krav på överblick, planering, uppföljning och simulering?
De funktioner som krävs för varje IT-stöd formuleras bäst av användarna som känner till behoven. Leverantören ska kunna redovisa hur krav på överblick, helhet och lärande för respektive användarkategori uppfylls.
8. Planerar man utbildning i handhavande i tillräcklig omfattning?
Inbyggda självstudier och träningsprogram i programvaran är bra. Gärna att man börjar träningsmöjligheterna innan det är dags för att använda det nya It-stödet i skarpt läge.
Eventuellt kan dessa kompletteras med särskilt framtagna interaktiva program som stöder inlärningen. Användarna ska ha möjligheter att lära sig i sin egen takt och utifrån sina egna förutsättningar. Leverantörerna ska redovisa hur man stöder dessa krav.
9. Ingår förståelse av verksamheten i utbildningen?
Utbildningen ska ge kunskap i hur man hanterar IT-stöden, men också IT-stödets roll i verksamheten. Leverantörerna ska redovisa hur man stöder detta krav.
10. Finns stöd för uppföljning?
Den kontinuerliga utvärderingen underlättas om IT-stödet utöver support och hjälpfunktioner också ger möjligheter att fånga upp nya användarkrav. Leverantörerna ska visa hur man stödjer detta krav.