I en IT-skyddsrond studerar och bedömer man IT-systemen som ska utgöra ett stöd och en kvalitetssäkring i verksamheten. På en del ställen uppfattas IT-stödet som motsatsen till stöd, för att utformningen inte är användarvänlig och anpassad till verksamhetens ändamål.Ibland samverkar inte systemen eller är inte kompatibla med varandra.
Genom att arbeta med IT–skyddsrond ökar man kontakten mellan verksamhetsansvariga, systemleverantörer och användarna i verksamheten, så att man får en gemensam bild av hur IT-miljön fungerar i praktiken.
Sittande skyddsrond
Den klassiska skyddsronden är den då den fysiska arbetsmiljön iakttas och bedöms, IT-systemen kan vi bara bedöma genom att studera hur de fungerar under det löpande arbetets olika moment. Det är då det går att bedöma hur användarvänligt ett system är och vilka riskerna för haveri, missar mellan systemen som behöver täppas igen etc.
Medsittning, kallas även detta moment, som innebär att representanter för systemleverantören och den närmast ansvariga IT-avdelningen följer med personal och skyddsombud, under en halv dags praktiskt arbete för att se hur IT-systemen fungerar.
Varje skyddsrond/ medsittning sammanställs i ett protokoll med iakttagna synpunkter på önskade förbättringar från personalen, liksom ett antal förslag på lösningar från IT-ansvariga.
Vid arbetsplatsträffar följs sedan resultatet från medsittningen upp. Det kan även tänkas att en del av de lösningar som kom upp kan användas inom andra verksamheter eller delar inom organisationen.
IT-skyddsrond
IT-skyddsronder genomförs som en skyddsrond, men med fokus på IT. Det är ett sätt att systematiskt gå igenom en IT-miljö. Det rör allt från praktiska problem till utbildning, haverirutiner etc.
Förberedelse
Utse personer som ska delta – dom ska ha ett mandat, intresse och kompetens!
- verksamhetschef (eller av denna utsedd person)
- IT-ansvarig lokalt
- systemleverantör
- användare (professionen som använder IT-systemen mest)
- skyddsombud
Boka tid för IT-skyddsrond samt tid för uppföljande möte.
Bestäm vilken verksamhet/ process/ lokal (hur ser den fysiska kontexten ut användaren sitter i, störningsmoment mm) som ska granskas.
Bestäm vilka program/mjukvaror som ska ingå.
De olika deltagarna förbereder sig utifrån sina kompetensområden, t ex genom kartläggning av befintlig utrustning.
Genomförande
Gå igenom verksamhetens/ processens/ lokalens
- Hårdvara – antal datorer, plats, prestanda, psykosocial arbetsmiljö som störningsmoment mm, ljud, ljus, rörlighet.
- Mjukvara – antal, i rätt dator, version.
- Kringutrustning – skrivare, diktafon, projektor, datorskärmar, antal osv.
Gå systematisk igenom aktuella program
Vilka parametrar ska bedömas? Tänk t ex på:
- Patientsäkerhetsrisker.
- Överskådlighet.
- Intuitivitet/ användarvänlighet – t ex grafiskt gränssnitt.
- Kommunikation med andra relevanta system (snabbhet, antal inloggningar, antal möjliga fönster).
- Olika sorters moduler som kan finnas
- Antal pappersutskrifter som görs/krävs.
- Tidsåtgång för typfall.
- Konkreta problem med systemet, förslag på förbättringar.
- Eventuellt underlag från tidigare sittande skyddsrond / medsittning.
Gå igenom utbildning kring IT-systemen
- Hur ser schemaläggning ut och vilken typ av utbildning erhålls? Framförhållning. Är schemaläggare delaktiga. Sätt obligatorisk närvaro. Rätt kompetens hos utbildare.
- Hur dokumenteras deltagande i och kvaliteten på IT utbildningar?
- Gör utvärdering av hur ni vill ha det.
Gå igenom haverirutiner
- Vem kontaktar man – tillgänglighet?
- Finns skriftliga rutiner vid datorhaverier och uppgraderingar?
- Var finns personliga koder, manuella diktafoner, pappersblanketter, som t ex sjukintyg?
- Hur sparas uppkommen dokumentation under haveriperiod?
- Inför haveriövningar om det inte finns.
Protokoll skrivs i anslutning till ronden
- Gör en lista på aktuella problem och frågor.
- Ge förslag på förändringar/åtgärder med riskbedömning för kvalitetssäkring eller klient-/ patientsäkerhet och prioriteringar utifrån verksamheten.
- Fördela respektive åtgärd på någon som personaligt ansvarar för att det utförs.
- Gör en lista över frågor som behöver diskuteras eller hänskjutas till annan del av organisationen.
- Uppföljning och utvärdering
Stäm av efter en månad de åtgärder som kan och bör göras snabbt. Genomför uppföljande möte inom tre månader.